[FIN] การสร้างและจัดการใบเสร็จรับเงินแบบเบ็ดเตล็ด

[FIN] การสร้างและจัดการใบเสร็จรับเงินแบบเบ็ดเตล็ด

AR.P5 กระบวนการการสร้างและจัดการใบเสร็จรับเงินแบบเบ็ดเตล็ด

ใบเสร็จรับเงินประเภทนี้ใช้สำหรับการบันทึกการรับชำระเงินจากแหล่งที่ไม่ใช่ลูกค้าเพื่อวัตถุประสงค์ที่ไม่ใช่การชำระเงินของใบแจ้งหนี้หรือธุรกรรมเฉพาะ ซึ่งทำให้สามารถบันทึกการชำระเงินทั่วไปหรือการชำระเงินที่ไม่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ เช่น

1.      การชำระเงินจากแหล่งที่ไม่ใช่ลูกค้า: การรับชำระเงินจากแหล่งอื่นที่ไม่ใช่ลูกค้า เช่น การคืนเงินจากผู้ขาย, เงินรับบริจาค, หรือการรับเงินสดจากแหล่งเงินต่างๆ

2.      ชำระเงินล่วงหน้าหรือเงินมัดจำ: การชำระเงินโดยผู้ที่ไม่ใช่ลูกค้าล่วงหน้าสำหรับสินค้าหรือบริการในอนาคต

3.      รายได้ทั่วไป: การรับชำระเงินสำหรับกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวกับการดำเนินงานหรือไม่เกี่ยวข้องกับการขาย เช่น รายได้จากดอกเบี้ย หรือรายได้จากแหล่งที่ไม่เจาะจง

4.      กรณีล่วงล้ำเงินเดือนของอาจารย์ (สามารถทำที่ Payroll แล้วส่งข้อมูลมาได้หรือไม่ รอมหาวิทยาลัยตัดสินใจ และคุยกับทีม Payroll) และต้องไปคืนวงเงินงบประมาณเงินเดือน

 

            ใบเสร็จรับเงิน ประเภทพักรอและใบเสร็จรับเงิน กรณีรับแทน การทำธุรกรรมเหล่านี้ จะมีการสร้างใบเสร็จรับเงินอื่นๆ ในระบบ เราสามารถเพิ่มการทำธุรกรรมเหล่านี้เป็นหมายเหตุในกระบวนการทางธุรกิจได้

            การออกใบเสร็จรับเงินวิจัย จะมีรายการหัก เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคาร ลูกหนี้เงินประกันผลงาน  จำนวนเงินรับสุทธิของธุรกรรมซึ่งจริงๆ แล้วเป็นจำนวนเงินของใบเสร็จรับเงินอื่นๆ ค่าธรรมเนียมธนาคาร หรือ (ในอนาคตอาจรวมถึงการแลกเปลี่ยนเงินตรา) จะถูกบันทึกอัตโนมัติจากรายการใน Bank Statement เป็น "บัญชีค่าธรรมเนียมธนาคาร DR ไปยัง
Bank Account"

            การยกเลิกใบเสร็จรับเงิน กรณีที่ออกใบเสร็จรับเงิน มีการนําฝาก บันทึกบัญชี และส่งเข้าระบบ GFMIS แล้ว ใน Oracle Cloud สามารถยกเลิกได้โดยทำการย้อนกลับธุรกรรมเดิม (ใบเสร็จรับเงิน) การย้อนกลับจะทำการยกเลิกรายการบัญชีในระบบ ซึ่งเหมือนกับการยกเลิกธุรกรรมนั้น

            การออกใบเสร็จรับเงิน กรณีของหน่วยงานจดภาษีมูลค่าเพิ่ม หน่วยงงานควรถูกกำหนดเป็นลูกค้าด้วย หาก

จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว หมายเลขการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มควรถูกใช้ในบัญชีลูกค้า และรายการที่เกี่ยวข้องกับภาษีมูลค่าเพิ่มควรถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ

           การรับเงินจากกรมบัญชีกลาง (งบกลาง) กระบวนการในการบันทึกข้อมูลในระบบยังคงเหมือนเดิม การแนบเอกสารอาจแตกต่างกันไปตามลักษณะ แต่กระบวนการสร้างใบเสร็จจะยังคงเหมือนเดิม สำนักงานบัญชีกลางควรถูกกำหนดเป็นลูกค้าเช่นกัน และจำนวนเงินที่ได้รับจะถูกบันทึกเป็นใบเสร็จในระบบ

           กระบวนการรับเงิน เบิกเกินส่งคืน และต้องคืนวงเงินงบประมาณ เมื่อมีเงินเกินที่ได้รับและบันทึกในระบบแล้ว กระบวนการคืนเงิน AR จะถูกใช้เพื่อคืนเงินเกินที่ได้รับ

 

รายละเอียดขั้นตอนกระบวนการการสร้างและจัดการใบเสร็จรับเงินแบบเบ็ดเตล็ด มีดังนี้

ตารางอธิบายขั้นตอนการทำงาน

ขั้นตอน

การทำงาน

1

AR.P5.01 เลือกประเภทใบเสร็จเป็น ใบเสร็จรับเงินประเภททั่วไป

เลือกประเภทใบเสร็จเป็น ใบเสร็จรับเงินแบบเบ็ดเตล็ด เพื่อสร้างใบเสร็จสำหรับผู้ที่ไม่ใช่ลูกค้า และรายได้ทั่วไป

หน้าจอ บัญชีลูกหนี้ > บัญชีลูกหนี้ > จัดทำรายการรับชำระ

2

AR.P5.02 เลือกวิธีการรับเงิน

เลือกวิธีการรับเงินหมายถึงวิธีการชำระเงินหรือเครื่องมือที่ลูกค้าใช้ในการชำระเงิน เช่น เงินสดเช็ค

การโอนเงินผ่านธนาคาร

2

โดยการจัดทำใบเสร็จรับเงินจะให้เลือกข้อมูลส่วนหัวของข้อมูลดังนี้

1. หน่วยธุรกิจ : ระบุ หน่วยธุรกิจ

2. ประเภทใบเสร็จรับเงิน :  ระบุ เบ็ดเตล็ด

3. วิธีการรับเงิน : ส่วนงาน ระบุ บัญชีพักเงินฝากคลัง ของส่วนงาน , ส่วนกลางเลือกตามวิธีการรับชำระ เช่น Bank Transfer , Cheque , Cash

4. บัญชีธนาคาร : บัญชีธนาคารที่ทำการรับเงิน ระบบจะดึงมาจาก การเลือก วิธีการรับเงิน

5. วันที่รับเงิน : ระบุวันที่รับเงิน

6. หมายเลขใบเสร็จรับเงิน : ระบุเลขที่ใบเสร็จ

7. ชำระโดย : ระบุชื่อผู้ชำระเงิน

3

AR.P5.03 เลือกกิจกรรมในการรับเงิน

เลือกกิจกรรมในการรับเงินหมายถึงกิจกรรมหรือวัตถุประสงค์ที่สร้างใบเสร็จ เช่น การชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้, การคืนเงิน, การชำระล่วงหน้า, การปรับปรุง, หรือกิจกรรมที่เกี่ยวกับการชำระเงินของลูกค้า           

ใน Oracle เรากำหนด "กิจกรรมลูกหนี้" ในระบบ แต่ละกิจกรรมลูกหนี้กำหนดรายการบัญชีสำหรับประเภทใบเสร็จรับเงินที่แตกต่างกันในระบบ

สิ่งนี้เหมือนกับ "Transaction Types" สำหรับใบแจ้งหนี้ ซึ่งแต่ละประเภทธุรกรรมจะกำหนดบัญชีรายได้และรหัสบัญชีแยกประเภทอื่นๆ

4

AR.P5.04 ป้อนรายละเอียดที่จำเป็น เช่น จำนวนเงิน

ป้อนข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใบเสร็จประเภททั่วไป เช่น

1.     วันที่รับเงิน: ป้อนวันที่ที่ได้รับใบเสร็จประเภททั่วไป

2.     เลขที่ใบเสร็จ: หากเลขที่ใบเสร็จไม่ถูกสร้างโดยอัตโนมัติจากระบบ ให้ป้อนเลขที่ใบเสร็จที่ไม่ซ้ำกันสำหรับธุรกรรมนี้

3.     วิธีการชำระเงิน: เลือกวิธีการชำระเงินที่เหมาะสมสำหรับใบเสร็จประเภททั่วไป ซึ่งอาจเป็นเงินสด, เช็ค, การโอนเงินผ่านธนาคาร หรือวิธีการชำระเงินอื่น ๆ ที่ตั้งค่าไว้ในระบบของคุณ

4.     บัญชีธนาคาร: ระบุบัญชีธนาคารที่จะเป็นที่นำเงินไปฝากหรือที่ได้รับเงิน

5.     จำนวนเงิน: ป้อนจำนวนเงินรวมของใบเสร็จประเภททั่วไป

5

AR.P5.05 เลือกรหัสอัตราภาษีสำหรับใบเสร็จรับเงินประเภททั่วไป

เลือกรหัสอัตราภาษีสำหรับใบเสร็จประเภททั่วไป รหัสอัตราภาษีช่วยกำหนดการคำนวณภาษีที่เหมาะสมสำหรับใบเสร็จประเภททั่วไป

ในกรณีหน่วยงานที่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบรองรับการดำเนินการในการหักภาษีขาย และภาษีหัก ณ ที่จ่าย และสามารถแสดงจำนวนเงินแต่ละประเภทในเอกสารใบเสร็จรับเงินได้

6

AR.P5.06 บันทึกการบัญชีสำหรับการชำระเงินของลูกค้า

เมื่อมีการสร้างการชำระเงินของลูกค้า, เกิดกิจกรรมการบัญชีใน ระบบบัญชีลูกหนี้ ใบเสร็จสามารถบันทึกและโพสต์ไปยังบัญชีทั่วไปโดยตรงด้วยการดำเนินการ "โพสต์ไปยังบัญชี" หรือสามารถจัดตารางการสร้างการบัญชีเพื่อสร้างรายการบัญชีสำหรับธุรกรรมที่ครบถ้วนทั้งหมด

  เดบิต บัญชีธนาคาร/เงินสด/บัญชีพักธนาคาร       

  เครดิต รายได้ (ตามประเภทกิจกรรมการรับเงิน)

7

AR.P5.07 หากการชำระเงินของลูกค้าถูกปฏิเสธหรือยกเลิก

หากการชำระเงินของลูกค้าถูกปฏิเสธหรือยกเลิก หรือไม่

หากใช่ ไปขั้นตอนย้อนสถานะใบเสร็จเพื่อยกเลิกใบเสร็จนั้น (AR.P5.08)
หากไม่ใช่ ถือเป็นการสิ้นสุดกระบวนการ

8

AR.P5.08 ย้อนสถานะใบเสร็จเพื่อยกเลิกใบเสร็จนั้น

เมื่อการชำระเงินของลูกค้าถูกปฏิเสธหรือยกเลิกการชำระเงิน คุณสามารถกลับรายการใบเสร็จเพื่อยกเลิกใบเสร็จ กลับไปที่ขั้นตอน (AR.P5.06)

·      เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ ต้องกลับรายการสถานะใบเสร็จรับเงินเพื่อยกเลิกใบเสร็จรับเงินนั้น เช่น กรณีลูกค้ายกเลิกการชำระเงิน, การชำระเงินที่ไม่ถูกต้อง, ยอดการชำระเงินซ้ำ

·      เมื่อใบเสร็จถูกยกเลิก ระบบบัญชีลูกหนี้ จะสร้างรายการการบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติและทำการส่งไปยังระบบงานบัญชีแยกประเภท