1

AR.P4.01 เลือกประเภทใบเสร็จรับเงินเป็น “ใบเสร็จรับเงินมาตรฐาน”

เมื่อลูกค้ามาทำการชำระเงิน เจ้าหน้าที่การเงินรับชำระจะออกใบเสร็จรับเงิน โดยเลือกประเภทใบเสร็จรับเงินเป็น "ใบเสร็จรับเงินมาตรฐาน" ในการตัดรับชำระหนี้สามารถทำรับชำระเงินบางส่วนหรือทั้งหมด และทั้งรายการเดียวหรือหลายรายการ

หน้าจอ บัญชีลูกหนี้ > บัญชีลูกหนี้ > จัดทำรายการรับชำระ

2

AR.P4.02 ป้อนข้อมูลส่วนหัวของใบเสร็จรับเงิน

โดยการจัดทำใบเสร็จรับเงินจะให้เลือกข้อมูลส่วนหัวของข้อมูลดังนี้

1. หน่วยธุรกิจ : ระบุ หน่วยธุรกิจ

2. ประเภทใบเสร็จรับเงิน :  ระบุ มาตรฐาน

3. วิธีการรับเงิน : ส่วนงาน ระบุ บัญชีพักเงินฝากคลัง ของส่วนงาน , ส่วนกลางเลือกตามวิธีการรับชำระ เช่น Bank Transfer , Cheque , Cash

4. บัญชีธนาคาร : บัญชีธนาคารที่ทำการรับเงิน ระบบจะดึงมาจาก การเลือก วิธีการรับเงิน

5. วันที่รับเงิน : ระบุวันที่รับเงิน

6. หมายเลขใบเสร็จรับเงิน : ระบุเลขที่ใบเสร็จ

7. รายละเอียดลูกค้า : ระบุลูกค้า

3

AR.P4.03 ป้อนจำนวนเงินที่รับ

ป้อนจำนวนยอดรวมของการชำระเงินที่ได้รับจากลูกค้า

ป้อนจำนวนเงินที่รับ

ไปที่ ส่งและจัดทำรายการ click ตรงรูปสามเหลี่ยม เลือก ส่งและนำมาใช้ด้วยตนเอง

4

AR.P4.04 ไม่มีรายละเอียดลูกหนี้ในใบเสร็จรับเงิน

กรณีที่จะออกใบเสร็จรับเงินแต่ไม่ทราบหรือไม่มีรายละเอียดลูกค้า หรือไม่

หากมี  กรณีที่มีรายละเอียดลูกค้า ไปขั้นตอนมีรายละเอียดลูกค้าในใบเสร็จรับเงิน และรับเงินล่วงหน้า (AR.P4.04)

หากไม่มี เป็นการออกใบเสร็จรับเงินจากการพบรายการเงินโอนเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารแต่ไม่ทราบว่าเป็นการโอนเงินมาจากลูกค้ารายไหน ไปขั้นตอนบันทึกเป็นใบเสร็จรับเงินที่ไม่ได้ระบุตัวตน (AR.P4.05)

5

AR.P4.05 บันทึกเป็นใบเสร็จรับเงินที่ไม่ได้ระบุตัวตน

หากไม่ได้ระบุลูกค้าสำหรับใบเสร็จรับเงิน ใบเสร็จรับเงินจะไม่ได้ระบุตัวตน ในกรณีนี้, ยอดใบเสร็จรับเงินจะปรากฎในฟิลด์ที่ไม่ได้ระบุตัวตนในหน้าต่างใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงินที่ไม่ได้ระบุตัวตนไม่สามารถนำมาใช้เบิกจ่ายต่อใบแจ้งหนี้/ใบเพิ่มหนี้ (Debit Memo)

หมายเหตุ กรณีที่จะออกใบเสร็จรับเงินแต่ไม่ทราบหรือไม่มีรายละเอียดลูกค้า สามารถจัดทำได้โดย

บันทึกใบเสร็จรับเงิน โดยไม่ต้องระบุลูกค้า โดยกรณีนี้มักจะเป็นการออกใบเสร็จรับเงินจากการพบรายการเงินโอนเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารแต่ไม่ทราบว่าเป็นการโอนเงินมาจากลูกค้ารายไหน

ระบบบันทึกรายการ

เดบิต เงินฝากธนาคาร XX

เครดิต บัญชีเงินรับฝากรอพิสูจน์ยอดผู้นำฝาก XX

6

AR.P4.06 ค้นหาชื่อลูกหนี้หรือหมายเลขบัญชี

หากแผนกบัญชีลูกหนี้สามารถให้ข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับลูกหนี้ที่บันทึกการรับสินค้าได้

รวมถึงการเลือกหรือค้นหาชื่อลูกค้าหรือหมายเลขบัญชี แผนกบัญชีลูกหนี้สามารถเลือกลูกหนี้

เพื่อทำใบเสร็จรับเงิน

Click ปุ่ม เพิ่มลูกหนี้ค้าง เพื่อเลือก ใบแจ้งหนี้มาออกใบเสร็จรับเงิน

Click ปุ่ม ค้นหา จากนั้นเลือกใบแจ้งหนี้ที่ต้องการ

7

AR.P4.07 ไม่มีใบแจ้งหนี้

ในการตัดชำระหนี้ จะมาพิจารณาว่า ไม่มีใบแจ้งหนี้ให้ตัดหนี้

    กรณีไม่มีใบแจ้งหนี้ จะเกิดขึ้นเมื่อที่ลูกหนี้มาชำระเงินล่วงหน้า, แผนกบัญชีลูกหนี้สามารถสร้างใบเสร็จรับเงินตามยอดเงิน ในขั้นตอน จัดทำการใช้แบบค้างบัญชี (CREATE ON ACCOUNT) AR.P4.08

หากเป็นกรณีมีใบแจ้งหนี้ ไปขั้นตอนมีหมายเลขใบแจ้งหนี้สำหรับการจับคู่ AR.P4.09

8

AR.P4.08 จัดทำการใช้แบบค้างบัญชี (Create On Account)

ยอดใบเสร็จรับเงินตามยอดจะสามารถใช้เบิกจ่ายต่อใบแจ้งหนี้ในอนาคต

9

AR.P4.09 มีหมายเลขใบแจ้งหนี้สำหรับการจับคู่

กรณีมีใบแจ้งหนี้ จะนำหมายเลขใบแจ้งหนี้มาใช้สำหรับการจับคู่เพื่อออกใบเสร็จรับเงิน

หากมี มีหมายเลขใบแจ้งนี้ ไปขั้นตอนนำใบเสร็จรับเงินนี้ไปจับคู่กับใบแจ้งหนี้ (AR.P4.10)

หากไม่มี ไม่มีหมายเลขใบแจ้งหนี้ ไปขั้นตอนไม่สามารถจับคู่กับใบเสร็จรับเงินได้ (AR.P4.11)

10

AR.P4.10 นำใบเสร็จรับเงินนี้ไปจับคู่กับใบแจ้งหนี้

หากมีหมายเลขใบแจ้งหนี้สำหรับการจับคู่แผนกบัญชีลูกค้าสามารถนำใบเสร็จรับเงินนี้ไปจับคู่กับใบแจ้งหนี้

เลือก ใบแจ้งหนี้/ลดหนี้ กดปุ่ม “เพิ่ม” และ “เสร็จสิ้น”

หากต้องการชำระบางส่วน ให้แก้ไข จำนวนเงินที่ใช้

วันที่ใช้ หมายถึงวันที่ล้างหนี้ ระบบจะ defaut เป็นวันที่ออกใบเสร็จรับเงิน

วันที่ลงบัญชี หมายถึงวันที่ลงบัญชีตัดหนี้ AR ระบบจะ defaut เป็นวันที่ออกใบเสร็จรับเงิน

กรณีที่มีการบันทึกรายได้ส่วนเกิน หรือ ผลขาดทุนด้านเครดิต

สามารถระบุได้โดย ไปที่ การดำเนินการ > เพิ่มเติม > จัดทำการตัดจำหน่าย

กดปุ่มบันทึก

11

AR.P4.11 ไม่สามารถจับคู่กับใบเสร็จรับเงินได้

หากหมายเลขใบแจ้งหนี้ไม่สามารถจับคู่ได้, ใบเสร็จรับเงินสามารถบันทึกได้

แต่ยังไม่ได้นำไปจับคู่กับใบแจ้งหนี้หรือธุรกรรมใด ๆ ซึ่งเป็นการแสดงการชำระเงิน

ที่ได้รับจากลูกค้าแต่ยังไม่ได้จัดสรรให้กับหนี้คงค้างหรือใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างอยู่

12

AR.P4.12 บันทึกการบัญชีสำหรับการชำระเงิน

เมื่อสร้างการชำระเงินของลูกหนี้, เหตุการณ์ทางบัญชีถูกสร้างขึ้นใน Oracle Fusion Receivables ใบเสร็จรับเงินสามารถนำไปบัญชีและโพสต์ไปยังบัญชีแยกประเภท (GL)

ได้ 2 วิธี

1. วิธีแบบทีละรายการโดยใช้ "Post to Ledger" หรือ

2. วิธีกำหนดการทำงานโดยใช้ "Create Accounting" เพื่อสร้างบัญชีสำหรับธุรกรรมที่รับได้ทั้งหมดแบบจำนวนมาก

รายการบัญชีตามขั้นตอนนี้

การสร้างใบเสร็จที่ไม่ได้ระบุตัวตน

เดบิต บัญชีธนาคาร/บัญชีพักธนาคาร

    เครดิต ใบเสร็จที่ไม่ได้ระบุตัวตน (Unidentified Receipt) บัญชีเงินรับฝากรอพิสูจน์ยอดผู้นำฝาก

เมื่อทราบชื่อลูกค้า

           เดบิต  ใบเสร็จที่ไม่ได้ระบุตัวตน (Unidentified Receipt) บัญชีเงินรับฝากรอพิสูจน์ยอดผู้นำฝาก

       เครดิต ใบเสร็จที่ไม่ได้จับคู่ (Unapplied Receipt)

นำใบเสร็จรับเงินนี้ไปจับคู่กับใบแจ้งหนี้เต็มจำนวน

เดบิต ใบเสร็จที่ไม่ได้จับคู่ (Unapplied Receipt)

      เครดิต บัญชีลูกหนี้        

ใบเสร็จรับเงินล่วงหน้า (On Account Receipt)

เดบิต บัญชีธนาคาร/บัญชีพักธนาคาร

    เครดิต ใบเสร็จรับเงินล่วงหน้า (On Account Receipt)                  

13

AR.P4.13 หากการชำระเงินของลูกหนี้ถูกปฏิเสธหรือยกเลิก

หากใช่ ไปขั้นตอนยกเลิกการจับคู่ใบเสร็จที่ตรงกับใบแจ้งหนี้ (AR.P4.14)

หากไม่ใช่ กรณีนี้ถือว่าใบเสร็จรับเงินมีผลเสร็จสิ้น สมบูรณ์ มีผลสิ้นสุดกระบวนการตัดรับชำระลูกหนี้

14

AR.P4.14 ยกเลิกการจับคู่ใบเสร็จที่ตรงกับใบแจ้งหนี้

ถ้าการชำระเงินของลูกหนี้ถูกปฏิเสธหรือยกเลิกการชำระเงิน จะต้องทำการยกเลิกการจับคู่ใบเสร็จกับใบแจ้งหนี้

ทำการยกเลิกการจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จรับเงิน

Click เลือก บรรทัดใบแจ้งหนี้

Click ปุ่ม ยกเลิกการใช้

ระบุวันที่ยกเลิกใช้ กดุป่ม บันทึกและปิด

ทำการ Reverse กลับรายการ ใบเสร็จรับเงิน

ระบุรายละเอียด

Click ปุ่ม กลับรายการ

15

AR.P4.15 ยกเลิกใบเสร็จรับเงิน

·      เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบต้องยกเลิกใบเสร็จเมื่อลูกหนี้หยุดการชำระเงินหรือคำสั่งการชำระเงินถูกปฏิเสธเนื่องจากเงินไม่เพียงพอ ผลจะคืนสภาพการกลับมาเป็นลูกหนี้

·      เมื่อใบเสร็จถูกยกเลิก ในระบบลูกหนี้ จะสร้างรายการบัญชีการยกเลิกโดยอัตโนมัติในสมุดบัญชีแยกประเภท