· กระบวนการนี้อธิบายว่ามหาวิทยาลัยขอนแก่นจะจัดการการเรียกเก็บเงินและใบเสร็จของผู้ป่วยอย่างไร หลังจากการนำระบบ Oracle Fusion ERP มาใช้งานในโรงพยาบาลของมหาวิทยาลัย
· การเรียกเก็บเงินผู้ป่วยในโรงพยาบาล มหาวิทยาลัยขอนแก่นถูกพิจารณาออกเป็น 2 ประเภทดังต่อไปนี้
1. ใบแจ้งหนี้ลูกค้า B2B
o เมื่อการเรียกเก็บเงินของผู้ป่วยถูกชำระโดยบริษัทประกันภัยหรือกองทุนประกันสังคม ใบแจ้งหนี้เหล่านั้นจะถูกออกในนามของบริษัทประกันหรือกองทุนประกันสังคม
o ดังนั้น การเรียกเก็บเงินเหล่านี้จึงถือว่าเป็นใบแจ้งหนี้ของลูกค้าแบบ B2B
2. ใบแจ้งยอดค่ารักษาพยาบาลสำหรับคนไข้สิทธิ์ชำระเงินเอง (Self-Pay)
o เมื่อการเรียกเก็บเงินของผู้ป่วยถูกชำระโดยผู้ป่วยเอง ใบแจ้งหนี้/บิลเหล่านั้นจะถูกออกในนามของผู้ป่วย
o ดังนั้น การเรียกเก็บเงินเหล่านี้จึงถือว่าเป็นใบแจ้งยอดค่ารักษาพยาบาลสำหรับคนไข้สิทธิ์ชำระเงินเอง (Self-Pay)
Note: ในกรณี Self-Pay ทางมหาวิทยาลัย ต้องการให้มีการนำเข้าเป็น AR Invoice พร้อมทั้งตัดการชำระเงินให้
3. ใบแจ้งยอดค่ารักษาพยาบาลสำหรับคนไข้สิทธิ์ชำระเงินเอง (Self-Pay) คงค้าง
o เมื่อมีการเรียกเก็บเงินผู้ป่วย แต่ผู้ป่วยไม่สามารถดำเนินการชำระหนี้ได้ ทางโรงพยาบาล จะให้ผู้ป่วยบันทึกข้อมูลการยินยอมผ่อนผันหนี้
o ดังนั้น การเรียกเก็บเงินผู้ป่วยที่มีการผ่อนผันหนี้ หรือ ค้างชำระ จะดำเนินการส่งไปยังระบบบัญชีลูกหนี้Oracle Fusion เป็นระบบ B2B ดังนั้นถ้ามหาวิทยาลัยขอนแก่น ต้องการจัดการใบแจ้งหนี้ลูกค้า B2B ใน ระบบ HO (ระบบข้อมูลโรงพยาบาล) ด้วย Oracle Fusion จะสามารถจัดการใบแจ้งหนี้เหล่านี้ได้ในโมดูล Oracle Fusion Receivable
Note: การนำส่งให้กับกองคลัง จะทำการนำส่งให้กับกองคลัง ทางคณะแพทย์ทำการรันรายงานจากระบบ HO เพื่อเปรียบเทียบกับรายงานในระบบ Oracle ที่นำเข้าข้อมูลที่ GL
รายละเอียดขั้นตอนกระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้บัญชีลูกหนี้และใบเสร็จรับเงินจากระบบโรงพยาบาล กรณี B2B มีดังนี้
ตารางอธิบายขั้นตอนการทำงาน
|
ขั้นตอน |
การทำงาน |
|
1 |
AR.P10.01 การเรียกเก็บเงินผู้ป่วย ระบบการจัดการข้อมูลโรงพยาบาล (HIS) จะทำการสร้างใบเรียกเก็บเงินหรือใบแจ้งหนี้ AR สำหรับผู้ป่วย |
|
2 |
AR.P10.02 พิจารณาสถานะลูกค้าเป็น B2B HIS จะแยกแยะและทำเครื่องหมายใบเรียกเก็บเงินของลูกค้าประเภท B2B ตามการตั้งค่าไว้ภายในระบบ หากไม่ใช่ ไปขั้นตอนพิมพ์บิลและส่งให้ผู้ป่วยเพื่อชำระเงิน (AR.P10.03) หากใช่ ไปขั้นตอนส่งข้อมูลการเรียกเก็บเงินไปยัง Oracle Fusion AR (AR.P10.08) |
|
3 |
AR.P10.03 พิมพ์บิลและส่งให้ผู้ป่วยเพื่อชำระเงิน สำหรับผู้ป่วยที่เป็นลูกค้าประเภท Self-Pay ใบเรียกเก็บเงินหรือใบแจ้งหนี้จะถูกพิมพ์และมอบให้กับผู้ป่วยเพื่อดำเนินการชำระเงิน |
|
4 |
AR.P10.04 รับใบเรียกเก็บเงินและทำการชำระเงิน ผู้ป่วยเมื่อได้รับใบเรียกเก็บเงินแล้ว ดำเนินการชำระเงิน |
|
5 |
AR.P10.05 ลูกค้าจ่ายชำระเงินผ่าน Payment hub หรือไม่ ระบบ KKU Payment ยอมรับการชำระเงินของลูกค้า แล้วทำการส่งข้อมูลไปที่ระบบ HIS หากใช่ ไปขั้นตอนสร้างบันทึกบัญชีสำหรับใบเสร็จลูกค้า Self-Pay Create accounting (AR.P10.06) หากไม่ใช่ ไปขั้นตอนพิจารณามีหนี้ผู้ป่วยคงค้างหรือไม่ (AR.P10.07) |
|
6 |
AR.P10.06 สร้างบันทึกบัญชีสำหรับใบเสร็จลูกค้า Self-Pay Create accounting เมื่อผู้ป่วยชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ระบบ HIS จะทำการพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน และส่งมอบให้กับผู้ป่วย ข้อมูลที่นำเข้า Oracle Fusion General Ledger จะสร้างรายการบันทึกบัญชีเพื่อบันทึกการตัดลูกค้า ตัวอย่างการบันทึกบัญชี เดบิต บัญชีธนาคาร เครดิต รายได้ค่ารักษาพยาบาล Note: Reference เลขที่ใบเสร็จรับเงินด้วย ณ สิ้นวัน ระบบ HIS จะทำการตรวจสอบดูว่ามียอดหนี้ผู้ป่วยคงค้างหรือไม่ หากพบว่ามียอดหนี้ผู้ป่วยคงค้าง จะทำการส่งข้อมูลไปที่ระบบ Oracle Fusion เพื่อรับรู้ลูกค้าที่ระบบบัญชีลูกหนี้ กรณีลูกหนี้ผ่อนชำระ จะนำเข้าเฉพาะเงินที่คงเหลือที่ยังไม่ได้ชำระ หากมี ไปขั้นตอนส่งข้อมูลการเรียกเก็บเงินไปยัง Oracle Fusion AR (AR.P10.10) หากไม่มี ถือเป็นการสิ้นสุดกระบวนการ |
|
7 |
AR.P10.07 พิจารณามีหนี้ผู้ป่วยคงค้างหรือไม่ หากใช่ ไปขั้นตอน ส่งข้อมูลการเรียกเก็บเงินไปยัง Oracle Fusion AR (AR.P10.08) หากไม่ใช่ ไม่มีหนี้ค้างชำระสิ้นสุดกระบวนการ |
|
8 |
AR.P10.08 ส่งข้อมูลการเรียกเก็บเงินไปยัง Oracle Fusion AR ข้อมูลที่ถูกนำเข้าจะใช้ในการสร้างบันทึกบัญชีในบัญชีทั่วไปของ Oracle Fusion และจะถูกบันทึกอัตโนมัติ |
|
9 |
AR.P10.09 ใบแจ้งหนี้ AR จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้ AR จะถูกสร้างขึ้นในโมดูลบัญชีลูกหนี้ของ Oracle Fusion ERP ตามข้อมูลการเรียกเก็บเงินที่ถูกนำเข้ามาในระบบ |
|
10 |
AR.P10.10 ส่งใบแจ้งหนี้ AR ไปยังบริษัทประกันภัย, สำนักงานประกันสังคม ฯลฯ หลังจากใบแจ้งหนี้ถูกสร้างขึ้นในระบบ, พวกเขาจะถูกส่งไปยังลูกค้าผ่านทางอีเมลเพื่อแจ้งการชำระเงิน |
|
11 |
AR.P10.11 ส่งเอกสารรายการใบแจ้งหนี้ (Customer Statement) ต้องการส่งเอกสารใบสรุปรายการใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้าหรือไม่ |
|
12 |
AR.P10.12 ส่งเอกสารรายการใบแจ้งหนี้ รันโปรแกรมสร้างรายการใบแจ้งหนี้แล้วส่งเอกสาร ใบแจ้งหนี้แบบสรุป (Customer Statement) |
|
13 |
AR.P10.13 สร้างไฟล์เพื่อทำการนำส่งให้กับลูกค้า หากลูกค้าต้องการให้นำส่งเป็นไฟล์ ให้ทำการ Generate the File จากระบบ Oracle AR แล้วนำส่งโปรแกรมเพื่อทำการแปลงข้อมูลเป็นรูปแบบไฟล์ที่ลูกค้าต้องการแต่ละที่ เช่น กรมบัญชีกลาง |
|
14 |
AR.P10.14 ทำการชำระเงิน ลูกค้า B2B ทำการชำระเงิน การชำระเงินจากลูกค้า B2B มี 2 วิธี 1. ลูกค้า B2B สามารถชำระเงินผ่านทางช่องทางการชำระเงินของมหาวิทยาลัยขอนแก่น หลังจากการชำระเงินเกิดขึ้น, ใบเสร็จจะถูกออกในระบบ Oracle Fusion ERP 2. ลูกค้า B2B ชำระเงินผ่านทาง Bank แล้วทำการ Download รายการการชำระเงิน เพื่อ Upload เข้าระบบ Oracle Receivables การชำระเงินอาจเกิดขึ้นผ่านทางธนาคารของ KKU และข้อมูลการชำระเงินจะถูกบันทึกลงในไฟล์ เพื่อใช้ในการสร้างใบเสร็จรับเงิน |
|
15 |
AR.P10.15 หากชำระเงินผ่านไฟล์อินเตอร์เฟส ชำระเงินผ่านไฟล์อินเตอร์เฟส ทำได้ 2 วิธี หากออกใบเสร็จรับเงินในระบบ ERP ไปกระบวนการสร้างใบเสร็จรับเงินจากใบแจ้งหนี้ (AR.P4) หากชำระเงินผ่านธนาคารของ KKU และการรับเงินไฟล์อินเตอร์เฟส ไปขั้นตอน ยอมรับการชำระเงิน (AR.P10.16) |
|
16 |
AR.P10.16 หากชำระเงินผ่านไฟล์อินเตอร์เฟส เมื่อระบบ KKU Payment ยอมรับการชำระเงินของลูกค้า จะส่งข้อมูลไปจัดทำใบเสร็จรับเงิน |
|
17 |
AR.P10.17 ส่งข้อมูลใบเสร็จไปยัง Oracle Fusion KKU Payment ส่งข้อมูลการรับเงิน แล้วส่งไปยังระบบ Oracle Fusion ในกรณีที่ได้รับการข้อมูลการชำระเงินที่เป็นไฟล์ที่ต้องไปทำการ Download ไฟล์เพื่อนำเข้าข้อมูลการชำระเงิน |
|
18 |
AR.P10.18 สร้างใบเสร็จในบัญชีลูกค้า และนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้บัญชีลูกหนี้ หลังจากได้รับข้อมูลการชำระเงินแล้ว ระบบ Oracle Fusion ERP จะสร้างใบเสร็จและนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้ AR ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ |