GL.P4 กระบวนการบันทึกการปันส่วนและรายการปันส่วนประจำรอบ

ตามที่ได้ระบุไว้ในกระบวนการบัญชีรายวัน การปันส่วนอาจจะดำเนินการในระหว่างปิดรอบเพื่อสร้างรายการบัญชีรายวันปรับแก้ในบัญชีรายวันเพื่อแบ่งการโพสต์ทางบัญชีตามกฎที่กำหนดให้กับยอดคงเหลือบัญชีรายวันที่มีอยู่

การใช้งานเครื่องมือในการปันส่วนประกอบด้วย 3 ส่วนหลัก:

1. นิยาม/กฎการปันส่วน: สิ่งเหล่านี้เป็นพื้นฐานสำหรับการคำนวณการปันส่วนที่จะดำเนินการต่อยอดบัญชีแยกประเภทหลัก ซึ่งสามารถนิยามได้โดยใช้การแนะนำ (หรือ "wizard") กฎสามารถถูกนิยามเพื่ออ้างอิงสูตรและการปันส่วน (เช่น ผลลัพธ์ต้นทางและเป้าหมาย และช่วงการปันส่วนและฐานสำหรับการนำมาใช้การปันส่วน) และสามารถอ้างอิงไปยังหลาย "มุมมอง" เช่น บัญชีแยกประเภทหลัก, ส่วนของกระทบยอด, รอบบัญชี, ประเภทยอด, สกุลเงิน ฯลฯ

a. Rule Components (องค์ประกอบของกฎ)

คำนวณที่นำมาสร้าง Allocation Rule จะถูกกำหนดใน Rule Components หรือส่วนประกอบของกฎ              ซึ่งประกอบไปด้วยตัวแปรและสูตรทางคณิตศาสตร์

b. Variables (ตัวแปร)

กำหนดตัวแปรที่จะใช้ในการคำนวณ เช่น จำนวนพนักงาน, ยอดขาย, หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

c. Conditions (เงื่อนไข)

กำหนดเงื่อนไขที่จะใช้ในการกรองข้อมูล เพื่อให้กลุ่มข้อมูลที่จะถูก Allocation ถูกคัดเลือก

d. Execution (การดำเนินการ)

กำหนดว่า Allocation Rule จะทำงานอย่างไร เช่น การแบ่งปันข้อมูล, การคำนวณ, หรือการจัดการข้อมูล

e. Source and Destination (แหล่งที่มาและปลายทาง)

กำหนดบัญชีหรือกลุ่มบัญชีที่เป็นแหล่งที่มาและปลายทางของการ Allocation

f. Allocation Basis (พื้นฐานของการ Allocation)

กำหนดวิธีการแบ่งปันข้อมูลตามพื้นฐานที่เลือก เช่น จำนวนบุคลากร, ยอดรายได้ หรืออื่น ๆ

1. การประมวลผลข้อมูล: เครื่องมือปันส่วนของ ERP Cloud มีการเข้าถึงยอดบัญชีแยกประเภทหลักทันทีและ   real-time ผ่าน Essbase Cube ซึ่งรวมถึงการรวมยอดก่อนหน้านี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการปันส่วน

2. ผลลัพธ์ของบัญชีรายวัน: ตัวจัดการการคำนวณภายในเครื่องมือปันส่วนของ ERP Cloud นำสูตรและกฎการ    ปันส่วนมาใช้กับยอดบัญชีแยกประเภทหลักเพื่อสร้างชุดของบัญชีรายวันการปรับปรุงการปันส่วน บัญชีรายวันการปันส่วนเหล่านี้สามารถโพสต์กลับเข้าสู่บัญชีแยกประเภทหลักโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงยอดหลังจากการปันส่วน หรือสามารถดูก่อนการโพสต์เพื่อให้เห็นยอดก่อนการปันส่วนและผลกระทบจากการปันส่วนก่อนการโพสต์

ตัวอย่างการปันส่วน ได้แก่

o   การปันส่วนรายได้ค่าธรรมเนียมการศึกษา ไปยังแต่ละคณะหรือแต่ละหลักสูตรวิชา

o   การปันส่วนค่าใช้จ่ายที่ทางมหาวิทยาลัยตั้งหนี้มาที่หน่วยงานเดียว แต่ทำการปันส่วนค่าใช้จ่ายตามรายได้

รายละเอียดขั้นตอนกระบวนการบันทึกการปันส่วนและรายการปันส่วนประจำรอบ มีดังนี้

ตารางอธิบายขั้นตอนการทำงาน

ขั้นตอน	การทำงาน
1	ขั้นตอนการทำงาน ตัวอย่างการปันส่วน การจัดสรรค่าเล่าเรียนสําหรับหลักสูตรปริญญาตรี ภาคปกติ    รายการบันทึก ดังด้านล่าง ต้องการจัดสรรตามหลักเกณฑ์ดังด้านล่าง
ไปที่เมนู บัญชีทั่วไป > รายการบันทึก จากนั้นเลือก เมนู “งาน” เลือก การสร้างปันส่วนบัญชีแยกประเภททั่วไป ระบุพารามิเตอร์ด้านล่าง *กฏหรือชุดกฎ    : เลือก กฎการปันส่วน Enter Account Period : ระบุงวดที่ต้องการนำมาปันส่วน ชนิดรายการบันทึก : เลือกเป็น การปันส่วน ประเภทอัตราแลกเปลี่ยน:เลือก Coporate โพสต์การปันส่วน : จะ Tick ถูกเมื่อต้องการโพสรายการ JV ปันส่วน (สำหรับการจัดทำครั้งแรกไม่ต้อง tick เมื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อน) กดปุ่ม “ส่ง” เครื่องมือ > กระบวนการตามกำหนด ตรวจสอบสถานะ เมื่อแสดง “เสร็จสมบูรณ์” ทำการค้นหา รายการบันทึก ค้นหา ระบุ งวดทางบัญชี  ระบุที่มา : การปันส่วน
10	ตรวจสอบและโพสต์สมุดรายวันการปันส่วน จากนั้นเข้ากระบวนการตรวจสอบบัญชีรายวันจากบัญชีแยกประเภทย่อย และการโพสต์