[FIN] การตรวจสอบและอนุมัติการจ่ายเงินจากระบบงานเงินเดือนผ่านบัญชีเจ้าหนี้

[FIN] การตรวจสอบและอนุมัติการจ่ายเงินจากระบบงานเงินเดือนผ่านบัญชีเจ้าหนี้

AP.P11 
กระบวนการตรวจสอบและอนุมัติการจ่ายเงินจากระบบงานเงินเดือนผ่านบัญชีเจ้าหนี้

 

ตารางอธิบายขั้นตอนการทำงาน

ขั้นตอน

การทำงาน

1

ดำเนินการประมวลผลเงินเดือนจนเสร็จสิ้น “Payment Report พร้อมยอดรวม”

2

ส่งข้อมูลประมวลผลเงินเดือนเข้าที่ AP Invoice โดยนำส่งเข้าตาม Business Unit แต่ละส่วนงาน/หน่วยงาน

ตรวจสอบการผ่านรายการว่าเรียบร้อยแล้วที่เมนู “บันทึกลำดับการทำงาน” ชื่องาน “ผ่านรายการระบบเงินเดือน” หากเรียบร้อยแล้วระบบจะแสดงเวลาสิ้นสุด Process ตัวอย่างงานที่เสร็จแล้วดังรูป (อ้างอิงจากคู่มือระบบเงินเดือนและค่าตอบแทน ข้อ 4.6.15)

ค้นหารายการใบแจ้งหนี้ที่ถูกส่งมาจากระบบเงินเดือน ไปที่เมนู “บัญชีเจ้าหนี้” คลิก “ใบแจ้งหนี้”

จากนั้นเลือก “งาน” และ “จัดการใบแจ้งหนี้” 

ระบุ เลขที่ใบแจ้งหนี้ (01001_MMYYYY_Supplier) ,วันที่ในใบแจ้งหนี้ , ที่มา , ซัพพลายเออร์หรือฝ่าย หรือกรอกเงื่อนไขในการค้นหา จากนั้นกด “ค้นหา”

หมายเหตุ : การส่งข้อมูลตรวจสอบงบประมาณสามารถดูเพิ่มเติมได้จากระบวนการที่ 4.6.16 ส่งข้อมูลตรวจสอบงบประมาณ เล่ม Key User Payroll

3

ระบบได้รับข้อมูลเงินเดือนทำการตรวจสอบข้อผิดพลาด โดยสามารถตรวจสอบได้จากรายงานการนำเข้าข้อมูลเจ้าหนี้ (Payables Open Interface Report)

4

หากไม่มีงบประมาณเพียงพอ การตรวจสอบจะล้มเหลว ในกรณีนี้สถานะ “การตรวจสอบงบประมาณ” จะแสดงว่า ไม่ผ่าน

5

หากผ่าน การตรวจสอบสำเร็จ สถานะของใบแจ้งหนี้จะเปลี่ยนเป็น ตรวจสอบแล้ว

หากไม่ผ่าน การตรวจสอบล้มเหลว สถานะของใบแจ้งหนี้จะเปลี่ยนเป็น “ต้องตรวจสอบอีกครั้ง”

6

เมื่อการตรวจสอบใบแจ้งหนี้เสร็จสิ้น เจ้าหน้าที่การเงินจะส่งใบแจ้งหนี้เพื่อขออนุมัติ ไปที่เมนู “การดำเนิน

การกับใบแจ้งหนี้” คลิกที่ “การอนุมัติ” และ “เริ่ม”

7

ระบบทำการส่ง AP Invoice ให้ผู้มีอำนาจทำการอนุมัติผ่านทางอีเมล

8

พิจารณาอนุมัติผูกพันและเบิกจ่ายเงินเดือนหรือไม่

หากอนุมัติ จะสามารถดำเนินการชำระเงินได้ (AP.P11.10)

หากใบแจ้งหนี้ไม่ได้รับการอนุมัติ สถานะจะเป็น "ปฏิเสธ" และไม่สามารถชำระเงินหรือบันทึกบัญชีใบแจ้งหนี้ได้ (AP.P11.09)

9

ถ้าใบแจ้งหนี้ไม่ได้รับการอนุมัติ ทำการยกเลิก AP Invoice แล้วแจ้งกลับไปยังเจ้าหน้าที่เงินเดือน

10

ทำการตัดจ่ายบัญชีเจ้าหนี้เงินเดือนของทุกหน่วยงาน (AP.P2-3) การชำระเงินเป็นกลุ่ม (Payment

Request) เพื่อตัดจ่ายเงินเดือน

หมายเหตุ : ระบุเทมเพลตการชำระเงิน , กลุ่มการชำระเงิน และหน่วยธุรกิจ

11

ถ้าผู้มีอำนาจทำการอนุมัติการจ่ายเงินเดือน

หากอนุมัติ ระบบจะมีการแจ้งเตือนไปยังเจ้าหน้าที่เงินเดือนเพื่อทำการประมวลผลไฟล์การจ่ายเงินเดือนทางอีเมล (AP.P11.12)

หากไม่อนุมัติ ไปขั้นตอนตรวจสอบความถูกต้อง (AP.P11.05)

12

ระบบจะมีการแจ้งเตือนไปยังเจ้าหน้าที่เงินเดือนเพื่อทำการประมวลผลไฟล์การจ่ายเงินเดือน

13

ดำเนินการประมวลผลต่อเพื่อส่งไฟล์เงินเดือนให้กับธนาคาร

14

ดึงไฟล์เงินเดือนเพื่อนำส่งให้ธนาคาร

15

เมื่อได้รับไฟล์เงินเดือนจากระบบเงินเดือน เจ้าหน้าที่การเงินทำการ อัปโหลดไฟล์เข้าระบบธนาคาร

16

ดำเนินการอนุมัติจ่ายเงินเดือนผ่านระบบบัญชีธนาคาร

Payroll จะส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้เพื่อใช้ในการตั้งหนี้ให้แก่กรมสรรพากร โดยสามารถค้นหารายการได้ดังนี้

ไปที่เมนู บัญชีเจ้าหนี้ คลิกที่ ใบแจ้งหนี้

ด้านขวามือของหน้าจอ คลิกเลือก Icon รูปกระดาษ (งาน) จากนั้นเลือก “จัดการใบแจ้งหนี้”

กรอกเงื่อนไขในการค้นหารายการ โดยระบุ เลขที่ใบแจ้งหนี้ (01001_MMYYYY_Supplier) ,วันที่ในใบแจ้งหนี้ , ที่มา

, ซัพพลายเออร์หรือฝ่าย จากนั้นกดปุ่ม “ค้นหา”

คลิกที่ “เลขที่ใบแจ้งหนี้” เพื่อดูรายละเอียด

จากนั้นกดเมนู การดำเนินการกับใบแจ้งหนี้ เลือก จัดการงวดผ่อนชำระ

สามารถกำหนดวิธีการชำระเงินได้ เช่น เงินโอน , เช็ค , พร้อมเพย์ จากนั้นตรวจสอบเลขที่บัญชีธนาคารของผู้รับชำระให้ถูกต้อง เมื่อถูกต้องครบถ้วน กดปุ่ม “บันทึกและปิด”

เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วจากนั้นไปที่ “การดำเนินการกับใบแจ้งหนี้” กด “ตรวจสอบความถูกต้อง”

เมื่อการตรวจสอบใบแจ้งหนี้เสร็จสิ้น จะส่งใบแจ้งหนี้เพื่อขออนุมัติ

หมายเหตุ : Export Text file ภ.ง.ด.1 ได้จากระบบ Payroll (อ้างอิงจากคู่มือระบบเงินเดือนและค่าตอบแทน ข้อ 4.6.15)

 

 



    • Related Articles

    • [FIN] การตรวจสอบยอดคงเหลือบัญชี

      1. GL.P3 กระบวนการตรวจสอบยอดคงเหลือบัญชี รายละเอียดขั้นตอนกระบวนการตรวจสอบยอดคงเหลือบัญชี มีดังนี้ 1. ตรวจสอบด้วยรายงาน 1.1 Trial Balance Report รายงานงบทดลองในบัญชีแยกประเภททั่วไป ซึ่งเป็นรายงานมาตรฐานของ Oracle 1.2 Account Analysis Report ...

    • End User Training: FIN – Costing

      End User Training: FIN – Costing วันพฤหัสบดีที่ 3 ตุลาคม 2567 เวลา 13:30 - 16:30 น.

    • End User Training: FIN – Cash Management

      End User Training: FIN – Cash Management วันอาทิตย์ที่ 6 ตุลาคม 2567 เวลา 13:30 - 16:30 น.

    • End User Training: FIN – Budget Control

      End User Training: FIN – Budget Control วันพฤหัสบดีที่ 3 ตุลาคม 2567 เวลา 09:00 - 12:00 น.

    • End User Training: FIN – General Ledger

      End User Training: FIN – General Ledger วันอังคารที่ 8 ตุลาคม 2567 เวลา 13:30 - 16:30 น