มหาวิทยาลัยขอนแก่นจะมีการตัดจำหน่ายทรัพย์สินถาวรเมื่อทรัพย์สินล้าสมัยเนื่องจากปัจจัยทางกายภาพ (การเสื่อมสภาพ) หรือทางเศรษฐกิจ (นวัตกรรมทางเทคโนโลยี) ทรัพย์สินสามารถขาย (จำหน่าย)

    ทรัพย์สินสามารถถูกเลิกใช้งานได้เมื่อ ถูกขโมย สูญหาย เสียหาย ขาย หรือส่งคืน เจ้าหน้าที่บัญชีทรัพย์สิน หรือผู้จัดการบัญชีทรัพย์สิน สามารถดำเนินการตามกระบวนการประเมินมูลค่าทรัพย์สินใหม่ได้ รวมที่เหลือและค่าเสื่อมราคาสะสมของทรัพย์สินที่ขายจะถูกลบออกจากงบดุล “กำไร/ขาดทุนจากการจำหน่ายทรัพย์สิน” จะถูกบันทึกก่อนหักภาษีในงบกำไรขาดทุน

1

การเข้าใช้งาน : สินทรัพย์ถาวร → สินทรัพย์

คลิกที่ไอคอน [งาน] และเลือก [เลิกใช้งานสินทรัพย์] จากเมนูงาน

2

หน้า [เลิกใช้งานสินทรัพย์] จะปรากฏขึ้น

ระบุค่าสำหรับฟิลด์ที่ต้องระบุในเกณฑ์การค้นหาและอัปเดตฟิลด์เพิ่มเติมตามที่จำเป็นเพื่อระบุสินทรัพย์ที่จะเลิกใช้ โดยเฉพาะสินทรัพย์ที่เราต้องการเลิกใช้งานสินทรัพย์ คลิกที่ [ค้นหา]

3

เลือกรายการทรัพย์สินและคลิกที่ปุ่ม [เลิกใช้งานต้นทุน]

หมายเหตุ: คุณยังสามารถเลิกใช้งานหน่วย โดยการเลือกปุ่ม [เลิกใช้งานหน่วย] เพื่อเลือกจำนวนหน่วยของทรัพย์สินที่ต้องการยกเลิก หรือคุณยังสามารถเลิกใช้งานทรัพย์สิน โดยการเลือก [การดำเนินการ] → [เลิกใช้งานต้นทุน/หน่วย]จากตรงนี้ได้อีกทาง

4

หน้า [เลิกใช้งานต้นทุน] จะแสดงรายละเอียดของทรัพย์สินที่เลือก

กรอกข้อมูลในช่องรายละเอียดให้ครบถ้วน โดยเฉพาะฟิลด์ที่บังคับ (*) ดังต่อไปนี้:

·      [วันที่เลิกใช้งาน]

·      [ต้นทุนที่เลิกใช้งาน] - ค่าใช้จ่ายสามารถเลิกใช้งานได้เต็มหรือบางส่วน

อัปเดตช่องเพิ่มเติมตามที่ต้องการ

     ถ้าการเลิกใช้งานเกี่ยวข้องกับการขาย กรุณากรอกช่องที่เกี่ยวข้องกับการขาย เช่น [ดำเนินการขายต่อ], [ต้นทุนในการนำสินทรัพย์ออก], [ขายให้กับ], [Receipt Number] เป็นต้น  คลิกที่ [ส่ง]

5

คลิก [เสร็จ] เพื่อออกจากหน้าต่าง เลิกใช้งานต้นทุน

6

การเลิกใช้งาน ที่ต้องอนุมัติจะสามารถดูได้ในแท็บ [การอนุมัติ]

ขั้นตอนการอนุมัติการตัดจำหน่ายทรัพย์สิน (เลิกใช้งานสินทรัพย์)

การอนุมัติการยกเลิกใช้งานทรัพย์ที่ใช้ในคู่มือฉบับนี้ โดยคนที่มอำนาจอนุมัติคือเจ้าของทรัพย์สิน รายละเอียดตามภาพข้างล่าง

7

เข้าสู่ระบบในฐานะผู้อนุมัติ

8

รายการที่ต้องอนุมัติสามารถดูได้ในส่วน [สิ่งที่ต้องสำเร็จ] หรือในไอคอน [การแจ้งเตือน]

9

คลิกที่ไฮเปอร์ลิงก์เพื่อดูรายละเอียด การเลิกใช้งาน

10

คลิกที่ [อนุมัติ]

11

คลิกที่ [ส่ง]

การอัปเดตสถานะทรัพย์สินเป็นชำรุดหรือเสื่อมสภาพของทรัพย์สินจำนวนหลายรายการ

    กรณี มหาวิทยาลัยต้องการอัพเดทสถานะทรัพย์สิน “สินทรัพย์ชำรุดเพื่อรอจำหน่าย” (Damaged Waiting Retire) เป็นจำนวนมากในครั้งเดียว ระบบสามารถช่วยดำเนินการได้ ดังนี้

1

ปรับปรุงสถานะทรัพย์สินให้เป็น“สินทรัพย์ชำรุดเพื่อรอจำหน่าย” (Damaged Waiting Retire) โดยไปที่ งาน เลือก [ปรับสินทรัพย์ในสเปรดชีต]

2

หน้าต่าง ปรับสินทรัพย์ในสเปรดชีต ขึ้นมา ให้เลือกรายละเอียดที่บังคับ (*) ให้ครบถ้วน แล้วคลิก [ถัดไป]

3

ระบบสร้างสเปรดชีตขึ้นมาให้คลิกดาวน์โหลด คลิก [เปิดใช้งานการแก้ไข] และดำเนินการเข้าสู่ระบบ

4

กรอกรายละเอียดในสเปรดชีต โดยกรอกในฟิลด์บังคับให้ครบถ้วน

·   เลขที่ทรัพย์สิน

·   สถานะการโพสต์ ให้เลือกเป็น “โพสต์”

·   ในหัวข้อ รายละเอียดทางการเงินใหม่ ในช่อง หน่วยสินทรัพย์ที่ก่อให้เกิดเงินสด ให้ดับเบิลคลิก แล้วคลิก ค้นหา แล้วเลือก [“สินทรัพย์ชำรุดเพื่อรอจำหน่าย” (Damaged Waiting Retire)]

5

หลังจากนั้น คลิก “โพสต์” เพื่อนำเข้าสู่ระบบ

6

หลังจากนั้น ระบบจะอัพเดทสถานะทรัพย์สินให้อัตโนมัติ สามารถเข้าไปดูรายละเอียดได้ที่ “งาน” เลือก “สืบค้นเรื่องสินทรัพย์” เลือกเลขที่สินทรัพย์ที่ต้องการ เพื่อดูผลการอัพเดทสถานะ

การยกเลิกใช้งานทรัพย์สินจำนวนหลายรายการ จากสินทรัพย์สถานะ “สินทรัพย์ชำรุดเพื่อรอจำหน่าย” (Damaged Waiting Retire)

   หลังจาก มหาวิทยาลัยอัพเดทสถานะทรัพย์สิน “สินทรัพย์ชำรุดเพื่อรอจำหน่าย” (Damaged Waiting Retire) เป็นจำนวนมากในครั้งเดียว เรียบร้อยแล้ว สามารถดำเนินการเลิกใช้งานสินทรัพย์เฉพาะสินทรัพย์ที่มีสถานะสินทรัพย์ชำรุดเพื่อรอจำหน่ายที่เราได้สร้างไว้ได้

  วิธีการยกเลิกการใช้สินทรัพย์รูปแบบนี้ เมื่อทำการสร้างรายการ ระบบจะดึงข้อมูลเฉพาะสินทรัพย์ที่มีสถานะ “สินทรัพย์ชำรุดเพื่อรอจำหน่าย” (Damaged Waiting Retire) มาเท่านั้น เพื่อทำการยกเลิกการใช้งาน

1

ดำเนินการโดย ไปที่ งาน เลือก เลิกใช้งานสินทรัพย์

2

เมือเข้ามาที่หน้าจอ เลิกใช้งานสินทรัพย์ ให้เลือก “เป็นกลุ่ม” คลิก [+] เพื่อดำเนินการต่อไป

3

หลังจากนั้นจะขึ้นหน้าต่าง “จัดทำ” ให้กรอกรายละเอียด ประเภทการทำรายการ เลือก “การเลิกใช้งาน” แล้วคลิก [ถัดไป]

4

ในส่วนบน กรอกรายละเอียดในฟิลด์บังคับให้ครบถ้วน

·   กลุ่มการทำรายการ ให้ระบุชื่อกลุ่มที่เราต้องการ

·   ในส่วนของรายละเอียดการทำรายการ วันที่เลิกใช้งาน ระบบจะแสดงวันที่ปัจจุบันให้อัตโนมัติ แต่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

5

ในส่วนของ “เกณฑ์การเลือกสินทรัพย์” เลือก [เกณฑ์เพิ่มเติม]

ไปที่ฟิลด์ “หน่วยสินทรัพย์ที่ก่อให้เกิดเงินสด” เลือก “Damaged Waiting Retire” (สินทรัพย์ชำรุดเพื่อรอจำหน่าย)

6

ในส่วน รายละเอียดการเลิกใช้งาน หากเกี่ยวข้องกับการขายสินทรัพย์ให้กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน เช่น ดำเนินการขายต่อ (Proceed of sale), ต้นทุนในการนำสินทรัพย์ออก (Cost of removal) เป็นต้น

7

หลังจากระบุรายละเอียดครบถ้วน ให้คลิก [ส่ง]

8

หลังจากนั้น จะกลับมาที่หน้าจอเลิกใช้งานสินทรัพย์อีกครั้ง ให้กรอกรายละเอียดในช่อง

·   กลุ่มการทำรายการ ให้กรอกชื่อที่เราตั้งไปก่อนหน้านี้

·   เลือกประเภทการทำรายการเป็น “การเลิกใช้งาน”

·   สถานการณ์โพสต์ ให้เลือก “ระหว่างดำเนินการ”

คลิก [ค้นหา]

9

หลังจากนั้น ระบบจะแสดงรายการที่เราค้นหา ให้เลือกรายการที่เราต้องการ แล้วคลิก [จัดเตรียม]

10

หลังจากนั้น ระบบจะขึ้นให้ดาวน์โหลดสเปรดชีต แล้วทำการเข้าระบบ และตรวจสอบรายละเอียด

หมายเหตุ ในฟิลด์ “ดำเนินการขายต่อ”และ “ต้นทุนในการนำสินทรัพย์ออก” ราคาขายที่เราระบุในหน้าจอ จากตัวอย่างระบุ 2,000 บาท และ 100 บาท ตามลำดับ ระบบจะปันส่วนตามต้นทุนที่เลิกใช้งานให้อัตโนมัติ

11

เมื่อตรวจสอบรายละเอียดครบถ้วนแล้ว ให้เปลี่ยน สถานะการโพสต์เป็น “โพสต์” และให้คลิกด้านบนปุ่ม “โพสต์” เพื่อส่งข้อมูลให้ระบบดำเนินการ

12

หน้าต่าง การยืนยันขึ้นมา ให้คลิก [ตกลง]

13

หลังจากนั้น ตรวจสอบการยกเลิกทรัพย์สินที่ งาน เลือก การสืบค้นทรัพย์สิน และเลือก “การเลิกใช้งานครั้งล่าสุด” ระบบจะแสดงรายการทรัพย์สินที่ยกเลิกการใช้งานสำเร็จ