1

INV.P1.01: ตรวจสอบรายละเอียดในแบบฟอร์มคำขอ

เจ้าหน้าที่ดูแลข้อมูลรหัสพัสดุ (Item Code) ในระบบ Oracle Fusion ทำการตรวจสอบรายละเอียดในแบบฟอร์มคำขอเพิ่มรายการรหัสพัสดุใหม่ในระบบ

2

INV.P1.02: ตรวจสอบข้อมูลในเมนู "จัดการรายการพัสดุ" ในระบบ

เจ้าหน้าที่ดูแลระบบทำการตรวจสอบข้อมูลในระบบผ่านหน้าจอจัดการรหัสสินค้า (Manage Item Code) เพื่อค้นหารายละเอียดเกี่ยวกับรายการพัสดุว่ามีอยู่ในระบบหรือไม่

นำทางไปยัง การจัดการผลิตภัณฑ์ > การจัดการผลิตภัณฑ์ > จัดการสินค้า

3

INV.P1.03 : รหัสวัสดุนี้มีอยู่ในระบบหรือไม่

หากใช่ พบข้อมูลรหัสพัสดุในระบบ Oracle Fusion ทำการอัปเดตรายละเอียดรหัสพัสดุดังกล่าวกลับไปให้ผู้ที่เปิดรายการคำขอเพิ่มรหัสพัสดุใหม่

หากไม่ใช่ ไม่พบข้อมูลรหัสพัสดุในระบบ Oracle Fusion ตรวจสอบรายละเอียดข้อมูลพื้นฐานตามคำขอในแบบฟอร์มขอเพิ่มรหัสพัสดุ เพื่อสร้างข้อมูลพื้นฐานก่อน อ้างอิงกระบวนการ INV.P1-1: กระบวนการสร้างข้อมูลพื้นฐานเพื่อสร้างรหัสพัสดุ

4

INV.P1.04 : อัปเดตข้อมูลและสถานะรายการพัสดุ

เจ้าหน้าที่แจ้งรหัสสินค้าที่สามารถใช้ได้และอัปเดต รายละเอียดรหัสพัสดุ (Item Code) ที่สามารถใช้งานได้ในระบบกลับไปให้ผู้ที่เปิดรายการขอเพิ่มรหัสใหม่ทราบ

5

INV.P1-1: กระบวนการสร้างข้อมูลพื้นฐานเพื่อสร้างรหัสพัสดุ

ในกระบวนการสร้างข้อมูลพื้นฐานเพื่อสร้างพัสดุหลัก (Item Master) ต้องกำหนดข้อมูลพื้นฐานก่อนสร้างสินค้าใหม่ดังนี้:

·      หน่วยนับ (Unit of Measure)

·      หมวดหมู่ (Categories)

·      รหัสคลังสินค้า (Inventory Organization)

·      ขั้นสินค้า (Item Class)

เมื่อตั้งค่าข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้แล้ว ให้นำไปใช้กับสินค้าใหม่

6

INV.P1.05: เลือกวิธีการสร้างรายการพัสดุใหม่

เลือกวิธีการสร้างรายการพัสดุใหม่ ผู้ใช้ต้องตัดสินใจเลือกวิธีการสร้างรหัสใหม่ได้ดังนี้

หากสร้างรายการจากรายการที่มีอยู่แล้ว ไปขั้นตอนเลือกสร้างรายการจากรายการที่มีอยู่แล้ว (INV.P1.06)

หากต้องการสร้างรหัสใหม่เอง ไปขั้นตอนสร้างรายการพัสดุ (INV.P1.08)

หากต้องการอัปโหลดรายการผ่านเทมเพลต ไปขั้นตอนเตรียมและอัปโหลดรายการผ่าน FBDI template (INV.P1.18)

7

INV.P1.06: เลือกจำนวนรายการรหัสพัสดุที่จะคัดลอก

การสร้างรายการพัสดุใหม่ในระบบ โดยใช้ข้อมูลจากพัสดุเดิมเป็นแม่แบบ (template) หรือสำเนา (copy) เพื่อความรวดเร็วและสะดวกในการลงข้อมูล โดยเฉพาะเมื่อพัสดุนั้นมีข้อมูลที่คล้ายกัน เช่น ประเภทเดียวกัน ราคาใกล้เคียง หรือหน่วยงานใช้งานเหมือนกัน

·    เลือกชั้นสินค้า (Item Class) ได้แก่  MEDICAL (กรณีใช้กับสินค้าประเภทยา) , GENERAL (กรณีใช้กับสินค้าประเภททั่วไป) , UNSPSC (กรณีใช้กับสินค้าที่ต้องการรันรหัสสินค้าตามรหัสผลิตภัณฑ์และบริการมาตรฐานของสหประชาชาติ)  หรือ ชั้นสินค้าระดับรูท (Root Item Class)

·    เลือกตัวเลือก "สร้างจากการคัดลอก"

·    เลือกรายการสินค้า

·    เลือกสินค้าจากรายการเพื่อคัดลอก

8

INV.P1.07: คัดลอกรายละเอียด และรูปแบบจากรหัสพัสดุของเดิม

เลือกลำดับของการคัดลอกคุณสมบัติและเทมเพลต

ตัวอย่าง: เทมเพลตสินค้าซื้อ, เทมเพลตสินค้าสำเร็จรูป, เทมเพลตสินค้าบริการ ฯลฯ

เมื่อผู้ใช้ยืนยันโดยการคลิก "ตกลง" ระบบจะคัดลอกข้อมูลทั้งหมดจากสินค้าที่มีอยู่และแสดงบนหน้าจอ ผู้ใช้สามารถป้อนรหัสสินค้าใหม่และเปลี่ยนคำอธิบายได้ผู้ใช้สามารถตรวจสอบ / ปรับปรุงข้อมูลอื่น ๆ บนหน้าจอ (ไปขั้นตอนที่ INV.P1.11)

หมายเหตุ: ต้องมีการกำหนดเทมเพลตของประเภทรหัสที่ต้องการสร้างในระบบเอาไว้แล้ว โดยมีการกำหนดค่าตั้งต้นคุณลักษณะ (Attribute) ในแต่ละเทมเพลตตามกลุ่มประเภทของรหัสพัสดุ (Item Code) เพื่อให้ง่ายต่อการเรียกใช้งานสร้างรหัสใหม่ในระบบ

เทมเพลตที่ให้เลือก เช่น

·      Purchased Item

·      Purchased Lot

9

INV.P1.08 : สร้างรายการพัสดุใหม่

เมื่อผู้ใช้ต้องการสร้างสินค้าโดยตรง โดยไม่ต้องการคัดลอกรายการที่มีอยู่ในระบบ สามารถเลือกตัวเลือก "จัดทำรายการใหม่"

·     ป้อนจำนวนสินค้าที่คุณต้องการสร้าง

·     เลือกชั้นสินค้า (Item Class) ที่กำหนดไว้ในระบบ เช่น  MEDICAL (กรณีใช้กับสินค้าประเภทยา) , GENERAL (กรณีใช้กับสินค้าประเภททั่วไป) , UNSPSC (กรณีใช้กับสินค้าที่ต้องการรันรหัสสินค้าตามรหัสผลิตภัณฑ์และบริการมาตรฐานของสหประชาชาติ)  หรือ ชั้นสินค้าระดับรูท (Root Item Class)

หมายเหตุ: การเลือกชั้นสินค้าเป็นเพียงการจัดกลุ่มประเภทของสินค้าเท่านั้น โดยทุกประเภทจะมีรูปแบบการ

สร้างสินค้าเหมือนกัน ยกเว้นประเภท UNSPSC ซึ่งระบบจะกำหนดรหัสสินค้าให้อัตโนมัติ ส่วนขั้นตอนอื่นจะ

เหมือนกับประเภททั่วไป

ชั้นสินค้า (Item Class) ที่กำหนดไว้ในระบบ เช่น  

ชั้นสินค้าระดับรูท (Root Item Class)

MEDICAL (กรณีใช้กับสินค้าประเภทยา)

GENERAL (กรณีใช้กับสินค้าประเภททั่วไป)

s10

INV.P1.09 เลือก template เพื่อคัดลอก

เลือกลำดับของการคัดลอกคุณสมบัติและเทมเพลต

ตัวอย่าง: เทมเพลตสินค้าซื้อ, เทมเพลตสินค้าสำเร็จรูป, เทมเพลตสินค้าบริการ ฯลฯ

หมายเหตุ: ต้องมีการกำหนดเทมเพลตของประเภทรหัสที่ต้องการสร้างในระบบเอาไว้แล้ว โดยมีการกำหนดค่าตั้งต้นคุณลักษณะ (Attribute) ในแต่ละเทมเพลตตามกลุ่มประเภทของรหัส Item Code เพื่อให้ง่ายต่อการเรียกใช้งานสร้างรหัสใหม่ในระบบ

11

INV.P1.10: ระบุรายละเอียด

ผู้ใช้สามารถป้อนข้อมูลบนหน้าจอ เช่น รหัสพัสดุ, คำอธิบาย, กลุ่มสินค้า (Item Class) , ประเภทสินค้า (Item Type) , หน่วยนับ (UOM) และกำหนดข้อมูลทั้งหมดของพัสดุในระบบได้ด้วยตนเอง

สามารถเพิ่มไฟล์ภาพหรือรายละเอียดเพิ่มเติม

เลือกหน่วยนับหลักที่ใช้คำนวนต้นทุนต่อหน่วย และเป็นหน่วยสินค้าคงคลัง

กรณีบันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้วระบบจะไม่อนุญาติให้แก้ใขหน่วยนับหลักได้อีก

12

INV.P1.11 ตรวจสอบ / ปรับปรุงข้อมูลรายการอื่นๆ

ตรวจสอบรายการที่สร้างโดยใช้เทมเพลต "สร้างรหัส" และคัดลอกจากรหัสที่มีอยู่เพื่ออัปเดตข้อมูลอื่นๆ

13

INV.P1.12 ตรวจสอบข้อผิดพลาด

ระบบช่วยตรวจสอบข้อผิดพลาด เช่น มีฟิลด์ (Field) ไหนบ้างที่เป็นฟิลด์ที่จำเป็น (Mandatory Field) แต่ไม่มีการระบุ ระบบจะแจ้งเตือนให้ทราบว่าข้อมูลที่บันทึกยังไม่เสร็จสมบูรณ์ต้องไปทำการแก้ไขและปรับปรุงให้เรียบร้อยก่อนจึงจะทำการบันทึกข้อมูลได้

หากไม่ถูกต้อง ให้ไปขั้นตอนตรวจสอบ / ปรับปรุงข้อมูลรายการอื่นๆ (INV.P1.11)

หากถูกต้อง ไปขั้นตอนบันทึกข้อมูล (INV.P1.13)

14

INV.P1.13 บันทึกข้อมูล

เมื่อผู้ใช้ตรวจสอบข้อมูลและแก้ไขปัญหาในการสร้างรหัสสินค้าใหม่เรียบร้อยแล้ว จากนั้นคลิก "บันทึก" ข้อมูลในระบบ

15

INV.P1.14 ระบุรหัสทดแทน (ถ้ามี)

ระบบสามารถรองรับการใช้รหัสทดแทนหรือแทนที่กันได้ หากรหัสไหนมีการต้องการกำหนดรหัสทดแทน ยกตัวอย่างเช่น รหัส A สามารถแทนที่ด้วยรหัส B เมื่อไหร่ที่มีการจัดซื้อรายการรหัส A แต่ผู้ขายไม่สามารถจัดส่งรหัส A ได้ขอเปลี่ยนเป็นการนำส่งด้วย รหัส B เพื่อทดแทนรหัส A ที่ยกเลิกการผลิตไปแล้ว สามารถทำการบันทึกรับในระบบได้ โดยที่ในใบสั่งซื้อแสดงเป็นรหัส A แต่การบันทึกรับจากการตรวจรับเป็นรหัส B เป็นต้น

หมายเหตุ: ทางมหาวิทยาลัยต้องมีการกำหนดรหัสทดแทนเอาไว้เมื่อทราบว่ารายการรหัสพัสดุไหน สามารถมีรหัสที่ใช้ทดแทนกันได้ มิเช่นนั้นจะไม่สามารถทำการรับรายการทดแทนในระบบตามที่ได้อธิบายไว้ในเบื้องต้น

16

INV.P1.15 ระบุหมวดหมู่

กำหนดหมวดหมู่ (Categories) ให้กับรหัสพัสดุที่สร้างใหม่

17

INV.P1.16 ระบุคลังที่ใช้งานและบันทึกข้อมูล

เมื่อมีการสร้างรหัสพัสดุใหม่ใหม่ รหัสที่ถูกสร้างขึ้นใหม่ต้องทำการระบุว่าให้สิทธิการการใช้งานรหัสใหม่ให้กับคลังไหนได้บ้าง อย่างน้อยระบบจะสร้างข้อมูลแรกไว้ที่องค์กรหลัก (Master Organization) (ชื่อ ITEMOTG) ซึ่งเป็นการบริหารจัดการรหัสใหม่ที่ถูกสร้างขึ้นในระบบ ยกตัวอย่างเช่น มีการสร้างรหัสใหม่ Item AAA มีการมอบหมายให้กับ องค์กรหลัก (Master Organization) ในการดูแลเพื่ออัปเดตค่าบางค่าในระบบ เพื่อให้ง่ายต่อการควบคุมในระบบ และผู้ดูแลระบบพิจารณาว่ารหัสใหม่ที่สร้างขึ้นสามารถใช้ร่วมกับคลังไหนได้บ้าง หากเป็นรหัสใหม่ที่ใช้เป็น common item เช่น รหัสวัสดุสำนักงานที่ใช้ร่วมกันทั้งองค์กร ต้องมอบหมายให้กับทุกคลัง (Inventory Organization) ส่วนบางรหัส เช่น รหัสยา , เวชภัณฑ์ หรือ รหัสใหม่ที่ใช้สำหรับบางคณะส่วนงาน, หน่วยงาน ก็ให้ทำการมอบหมายให้เฉพาะคณะส่วนงาน, หน่วยงานที่ใช้เท่านั้น เช่น คณะแพทย์ เป็นต้น

18

INV.P1.17 รหัสพัสดุถูกสร้างในระบบ

เมื่อรหัสถูกสร้างใน Oracle Fusion จากนั้นสินค้าจะสามารถใช้ในการทำธุรกรรมในหน่วยงานการจัดการพัสดุคงคลังที่ได้รับมอบหมาย

19

INV.P1.18 อินเตอร์เฟซไปที่ระบบอื่น

อินเตอร์เฟซไปที่ระบบอื่น

หากใช่ ไปขั้นตอนอินเตอร์เฟซรหัสพัสดุไปยังระบบงานอื่น

หากไม่ใช่ ถือเป็นการถือเป็นการสิ้นสุดกระบวนการ

20

INV.P1.19 อินเตอร์เฟซรหัสพัสดุไปยังระบบงานอื่น

รหัสพัสดุใหม่ถูกสร้างในระบบ ERP และจากระบบนี้จะถูกอินเตอร์เฟสเข้าไปยังระบบงานอื่น เช่น ระบบ HO System

หมายเหตุ: สำหรับรายละเอียดการอินเตอร์เฟซรหัสสินค้าของ ERP ไปยังระบบอื่น ๆ อยู่ในส่วนการออกแบบอินเตอร์เฟซ

21

INV.P1.20 เตรียมและอัปโหลดรายการพัสดุจาก FBDI template

หากจำนวนสินค้ามีมากเกินไปและต้องใช้ฟังก์ชันการอัปโหลด ผู้จัดการผลิตภัณฑ์สามารถใช้เทมเพลตการนำเข้าข้อมูลจากไฟล์เพื่ออัปโหลดรายการสินค้า ข้อมูลการฝึกอบรมโดยละเอียดจะถูกให้ในระหว่างระยะเวลาการอบรม

·     ป้อนข้อมูลสินค้าในเทมเพลต FDBI ที่ oracle จัดหาเพื่อสร้างสินค้าโดยใช้สเปรดชีต

·         จากนั้นอัปโหลดเทมเพลต FDBI เข้าสู่ Oracle Fusion

22

INV.P1.21 ตรวจสอบข้อผิดพลาด

หากไม่ถูกต้อง ไปขั้นตอนจัดการข้อผิดพลาด (INV.P1.22)

หากถูกต้อง ไปขั้นตอนตรวจสอบข้อมูล (INV.P1.23)ตรวจสอบข้อผิดพลาด

23

INV.P1.22 จัดการข้อผิดพลาด

ในขณะที่ทำการอัปโหลด หากมีข้อผิดพลาดในเทมเพลต จะต้องทำการแก้ไข การจัดการข้อผิดพลาดจะถูกอธิบายในขั้นตอนการอบรม

24

INV.P1.23 ตรวจสอบข้อมูล

หลังจากที่สามารถทำการ Upload ข้อมูลรหัสใหม่เข้าระบบ Oracle Fusion ไปเรียบร้อยแล้ว ผู้ดูแลระบบสามารถทำการตรวจสอบข้อมูลรหัสใหม่ในระบบ ผ่านหน้าจอ “จัดการรหัส” (Manage Item) ในระบบ