ขั้นตอน

การกระทำ

1.

เข้าสู่ระบบด้วยรหัสผู้ใช้งานด้วยบทบาทบุคลากรของมหาวิทยาลัย จากนั้นเลือกแท็บ ฉัน และทำการเลือกเมนู เวลาและการลางาน

2.

เนื่องจากในการอบรมครั้งนี้ ยังไม่มีกระบวนการลงเวลาผ่าน Appsheet ดังนั้นบุคลากรจะลงเวลามาปฏิบัติงานเช่นเดียวกับการลงเวลาของอาจารย์ เพื่อบันทึกข้อมูลเวลาให้ระบบคำนวณจำนวนชั่วโมง OT

Þ  กด เพิ่ม และบันทึกข้อมูลตามรายละเอียดด้านล่าง

บันทึกข้อมูล

1.       Hours Type (ประเภทเวลา) >> เลือก Regular

2.       เลือกวันที่ >> เลือกวันที่ 26 ส.ค. 2024

a.        เวลาเริ่มต้น >> พิมพ์ตัวเลข 8:30

b.       เวลาสิ้นสุด>> พิมพ์ตัวเลข 16:30

3.       เลือกวันที่ >> เลือกวันที่ 27 ส.ค. 2024

a.        เวลาเริ่มต้น >> พิมพ์ตัวเลข 7:30

b.       เวลาสิ้นสุด>> พิมพ์ตัวเลข 15:30

4.       เลือกวันที่ >> เลือกวันที่ 28 ส.ค. 2024

a.        เวลาเริ่มต้น >> พิมพ์ตัวเลข 9:30

b.       เวลาสิ้นสุด>> พิมพ์ตัวเลข 20:30

5.       เลือกวันที่ >> เลือกวันที่ 30 ส.ค. 2024

a.        เวลาเริ่มต้น >> พิมพ์ตัวเลข 8:30

b.       เวลาสิ้นสุด>> พิมพ์ตัวเลข 20:30

Þ  กด ตกลง เมื่อบันทึกข้อมูลเสร็จสิ้น

3.

เมื่อตรวจสอบรายการเวลาแล้ว บุคลากรสามารถเลือกบันทึกและปิด เพื่อเป็นการบันทึกรายการที่ทำไว้ในระบบ (Save Draft) และสามารถกลับเข้ามาทำรายการต่อได้ แต่จะยังไม่ได้ส่งหาผู้อนุมัติเพื่ออนุมัติรายการเวลา

4.

เมื่อมีรายการเพิ่มหรือแก้ไข Time Card ระบบจะบังคับให้บันทึกข้อมูลว่ารายการที่เปลี่ยนแปลงนั้นเป็นการ เพิ่มรายการใหม่ หรือ การแก้ไขรายการเวลา โดยบุคลากรสามารถเลือกให้เหตุผลได้ตามรายการบันทึกเวลา หรือจะบันทึกเหตุผลเดียวในทุกๆรายการเวลาก็ได้

Þ  หากบุคลากรดำเนินการตามคู่มือ ให้เลือกเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดว่า “เพิ่มรายการใหม่”

5.

เมื่อกลับมาที่หน้าของเดือนการทำงานปัจจุบัน ให้เปลี่ยนจากมุมมองการเห็นข้อมูลเวลา

·      มุมมองเก่า >> รายละเอียดที่รายงานตามวันที่ป้อนข้อมูล (reported details by entry date)

·      มุมมองที่ต้องเปลี่ยน >> รายละเอียดที่คำนวณตามวันที่รับเงิน (calculated details by earned date)

6.

ระบบจะแสดงผลการ Validate ข้อมูลหลังบ้านและคำนวณออกมาเป็นจำนวนชั่วโมงตามรายการ โดยข้อมูลที่นำมาใช้ในการคำนวณคือ

·      ข้อมูลการขอปฏิบัติงานล่วงเวลาในเอกสารส่วนบุคคล (Pre-OT)

·      ข้อมูลกะการทำงานของบุคลากร (Shift)

·      ข้อมูลการลงเวลาเข้าปฏิบัติงาน (Time Entries)

ข้อมูลที่คำนวณออกมา

·      Regular Hours >> จำนวนที่ชั่วโมงที่ลงเวลาเข้ามา

·      Shortage Hours >> จำนวนชั่วโมงที่ทำงานไม่ครบเมื่อเทียบจากชั่วโมงกะการทำงาน

·      Overtime >> จำนวนชั่วโมงล่วงเวลา

**หมายเหตุ: จำนวนชั่วโมงล่วงเวลา จะถูกคำนวนต่อเมื่อมีการขออนุมัติทำงานล่วงเวลา (Pre-OT) มาก่อนการปฏิบัติงานเท่านั้น หากไม่มีการทำรายการและการอนุมัติเอกสาร Overtime Request ระบบจะไม่คำนวณ OT ให้กับบุคลากร

****ดังนั้นหากบุคลากรลงเวลาทำงานเกินเวลากะการทำงาน แต่ไม่มีการขอ Overtime Request ที่ผ่านการอนุมัติจากหัวหน้างาน บุคลากรจะไม่ได้รับ OT

อธิบายรายละเอียดหน้าจอด้านบน

1.       วันที่ 26 ส.ค. 2024

a.        ชั่วโมงทำ OT >> 2 ชั่วโมง (16:30-18:30)

b.       ชั่วโมงทำงานจริง >> 8 ชั่วโมง (8:30-16:30)

c.        คำนวณ OT >> ไม่ได้รับ OT >> ไม่แสดงในระบบ

2.       วันที่ 27 ส.ค. 2024

a.        ชั่วโมงทำ OT >> 4 ชั่วโมง (16:30-20:30)

b.       ชั่วโมงทำงานจริง >> 8 ชั่วโมง (7:30-15:30)

c.        ชั่วโมงทำงานขาด >> 1 ชั่วโมง (15:30-16:30)

d.       คำนวณ OT >> ไม่ได้รับ OT >> ไม่แสดงในระบบ

3.       วันที่ 28 ส.ค. 2024

a.        ชั่วโมงทำ OT >> 4 ชั่วโมง (16:30-20:30)

b.       ชั่วโมงทำงานจริง >> 7 ชั่วโมง (9:30-16:30)

c.        ชั่วโมงทำงานขาด >> 1 ชั่วโมง (8:30-9:30)

d.       คำนวณ OT >> 4 ชั่วโมง (16:30-20:30)

4.       วันที่ 29 ส.ค. 2024

a.        ช่วงเวลาที่ขอ OT >>  4 ชั่วโมง (16:30-20:30)

b.       ชั่วโมงทำงานจริง >> 0 ชั่วโมง >> ไม่ลงเวลามาปฏิบัติงาน

c.        คำนวณ OT >> >> ไม่ได้รับ OT >> ไม่แสดงในระบบ

5.       วันที่ 30 ส.ค. 2024

a.        ชั่วโมงทำ OT >> 4 ชั่วโมง (16:30-20:30)

b.       ชั่วโมงทำงานจริง >> 8 ชั่วโมง (8:30-16:30)

c.        คำนวณ OT >> 4 ชั่วโมง (16:30-20:30)