[FIN] การสร้างและการจัดการการชำระเงิน – แบบการชำระเงินเป็นกลุ่ม (Payment Request)
|
ขั้นตอน |
การทำงาน |
|
1 |
ประเมินความต้องการเงินสดจากรายงาน “รายงานความต้องการเงินสดใน Payables” รายงานนี้ช่วยให้ผู้ใช้งานทราบความต้องการเงินสดหรือจำนวนเงินที่ต้องใช้ในการที่จะต้องจ่ายชำระให้เจ้าหนี้ในอนาคตได้ สามารถรันรายงานตามข้อกำหนดของบัญชีเจ้าหนี้ได้ก่อนที่จะส่งคำขอกระบวนการชำระเงินทุกรายการในการประมาณการณ์สำหรับการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ เพื่อกำหนดข้อกำหนดเงินสดสำหรับคำขอนั้น โดยยังสามารถเก็บรายการคำขอนี้ไว้ ใช้ส่งรายงานสำหรับคำขอกระบวนการชำระเงินสองหรือสามคำขอถัดไปเพื่อคาดการณ์ความต้องการเงินสดในอนาคต |
|
นำทางไปยัง เครื่องมือ > กระบวนการตามกำหนด คลิกเลือก วางกำหนดการกระบวนการใหม่ พิมพ์ชื่อรายงาน “รายงานความต้องการเงินสดใน Payables” > กด ค้นหา ระบบจะแสดงหน้าจอ Pop up รายละเอียดกระบวนการ ตามรูป จากนั้นคลิกเลือก “ส่ง”
ระบบจะรันข้อมูลรายงาน โดยสถานะจะแสดงเป็น “กำลังรัน” เมื่อรันรายงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงเป็น “เสร็จสมบูรณ์”
ตัวอย่างรายงานความต้องการเงินสดใน Payables
|
|
|
2 |
เพื่อดำเนินการชำระเงินแบบแบทซ์ จะใช้คำขอกระบวนการชำระเงิน มีวิธีการสร้างคำขอกระบวนการชำระเงินได้ 2 วิธี 1. สร้างคำขอกระบวนการชำระเงินโดยตรง 2. ใช้แม่แบบคำขอกระบวนการชำระเงินในการสร้างคำขอกระบวนการชำระเงิน ซึ่งจะต้องมีกระบวนการสร้าง Template มาก่อน |
|
3 |
กระบวนการสร้าง แม่แบบคำขอกระบวนการชำระเงินในการสร้างคำขอกระบวนการชำระเงิน นำทางไปยัง บัญชีเจ้าหนี้ > การชำระเงิน คลิก งาน > จัดการเทมเพลทคำขอกระบวนการชำระเงิน คลิกเลือก >>> จากนั้น คลิก เครื่องหมายบวก (+) ใน Tab เกณฑ์การเลือก: · รายละเอียดการชำระเงิน: ระบุรายละเอียดการชำระเงิน เช่น วันที่ชำระเงิน, โปรไฟล์กระบวนการชำระเงิน, เป็นต้น (รายละเอียดการชำระเงินจะไม่ส่งผลต่อการเลือกงวด) · หน่วยธุรกิจ : เลือกหน่วยธุรกิจ
ใน Tab ตัวเลือกการประมวลผลและการชำระเงิน: 1. ใช้เครดิตจนกระทั่งชำระเงินเป็นศูนย์ 2. ตรวจสอบงวด 3. ตรวจสอบการชำระเงินที่เสนอ 4. สร้างไฟล์การชำระเงินทันที 5. การจัดการข้อผิดพลาดในการตรวจสอบเอกสาร 6. การจัดการข้อผิดพลาดในการชำระเงิน หมายเหตุ : หากมีปัญหาเกิดขึ้นในระหว่างการประมวลผลการชำระเงินที่กำหนดให้ผู้ใช้ระบุข้อมูล ระบบจะหยุดกระบวนการชั่วคราว โดยไม่คำนึงถึงวิธีการตั้งค่าตัวเลือกการประมวลผลในโปรไฟล์กระบวนการการชำระเงิน
|
|
4 |
โดยปกติแม่แบบเทมเพลท คำขอกระบวนการชำระเงินจะถูกกำหนดและเก็บไว้สำหรับการสร้างคำขอกระบวนการชำระเงิน ผู้ใช้สามารถเลือกแม่แบบคำขอกระบวนการชำระเงินเพื่อส่งคำขอกระบวนการชำระเงินแล้วแก้ไขเกณฑ์การเลือก, รายละเอียดการชำระเงิน และตัวเลือกการประมวลผลตามความต้องการของคำขอกระบวนการชำระเงิน |
|
5 |
ขั้นตอนการส่งคำขอกระบวนการชำระเงิน |
|
6 |
เมื่อส่งคำขอกระบวนการชำระเงินเพื่อประมวลผล คำขอจะผ่านขั้นตอนการประมวลผลต่อไปนี้: · การเลือกใบแจ้งหนี้ · การตรวจสอบเอกสาร · การตรวจสอบการชำระเงิน · การสร้างไฟล์การชำระเงิน · เสร็จสมบูรณ์ |
|
|
นำทางไปยัง บัญชีเจ้าหนี้ > การชำระเงิน คลิก งาน > ส่งคำขอกระบวนการชำระเงิน ระบุชื่อ กระบวนการชำระเงิน* ทางมหาวิทยาลัยสามารถกำหนดโครงสร้างในการตั้งชื่อได้
เช่น BU Name_YYYYMMDD_RUNNING NO
กดปุ่ม ส่ง เพื่อส่งคำขอชำระเงิน
กดปุ่ม Refresh ตรวจสอบสถานะจะแสดง สถานะ เป็น การตรวจดูงวดผ่อนชำระที่รอดำเนินการ ให้ทำการ คลิกเลือก สัญลักษณ์ลูกศร
Tab: ที่เลือก : ระบบจะแสดงจำนวน ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่เข้า ตามเงื่อนไขในการส่งคำขอชำระเงิน สรุปสกุลเงิน: ระบบจะแสดงรายละเอียดดังนี้ งวดผ่อนชำระ : จำนวนใบแจ้งหนี้ จำนวนเงินที่ค้างชำระ: แสดงจำนวนเงินรวมของทุกใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย : แสดงจำนวนเงินรวมภาษีหัก ณ ที่จ่ายทั้งหมด จำนวนเงินที่ชำระ: แสดงจำนวนเงินที่ต้องชำระ (จำนวนเงินที่ค้างชำระ- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย) ยอดเงินรวม : แสดงจำนวนยอดเงินรวมที่ต้องชำระ
ทางผู้ใช้งานสามารถ เลือกรายการใบแจ้งหนี้ที่ไม่ต้องการชำระออกไปได้ โดยการ คลิกเลือก เลือกใบแจ้งหนี้ แล้ว คลิกเลือก X
หรือ สามารถ คลิกเลือก ปุ่ม ดู รายงานได้
คลิกเลือก เพื่อดูรายละเอียดใบแจ้งหนี้
Tab : ไม่ได้เลือก คือรายการใบแจ้งหนี้ที่ไม่สามารถนำมาเข้าสู่กระบวนการคำขอชำระเงินได้ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบเหตุผลใน ช่อง เหตุผล
เมื่อข้อมูลถูกต้องแล้วให้ เลือก ส่ง เพื่อส่งคำขอการชำระเงิน
หากไม่มีใบแจ้งหนี้ที่ตรงตามเกณฑ์การเลือก, คำขอกระบวนการชำระเงินจะถูกยุติเป็น “ไม่มีงวดที่ใช้ได้” |
|
7 |
บัญชีเจ้าหนี้ > การชำระเงิน กระบวนการสร้าง แม่แบบคำขอกระบวนการชำระเงินในการสร้างคำขอกระบวนการชำระเงิน นำทางไปยัง บัญชีเจ้าหนี้ > การชำระเงิน
คลิก งาน > จัดการคำขอกระบวนการชำระเงิน
คลิกเลือก ดำเนินการ
คลิกเลือก ดำเนินการชำระเงินต่อ
สถานะเปลี่ยนเป็น เริ่มการอนุมัติการชำระเงิน ข้อมูลจะส่งไปยังส่วนกลาง เพื่อทำการอนุมัติ
|
|
|
เมื่อทางส่วนกลางได้ทำการส่งคำขอแล้ว ผู้อนุมัติจะมองเห็นรายการคำขอ และทำการอนุมัติการชำระเงิน คลิก รูปกระดิ่ง จะเห็นรายการขออนุมัติ > คลิก Approve
ส่วนกลางทำการตรวจสอบรายละเอียดคำขอชำระเงิน คลิกเลือก ดูการชำระเงิน
ส่วนกลางตรวจสอบความถูกต้อง เมื่อถูกต้องแล้ว ดำเนินการ อนุมัติ
ให้ความเห็น จากนั้น คลิก ตกลง
|
|
15 |
การบันทึกบัญชีการชำระเงินสำหรับใบกำกับสินค้า เดบิต เจ้าหนี้การค้า เครดิต บัญชีพัก-เงินฝากธนาคาร เครดิต ภาษีหัก ณ ที่จ่าย การชำระเงินสำหรับใบกำกับบริการ เดบิต เจ้าหนี้การค้า เดบิต ภาษีซื้อ (ถ้ามี) เครดิต ภาษีซื้อยังไม่ถึงกำหนดชำระ (ถ้ามี) เครดิต บัญชีพักเงินฝากธนาคาร เครดิต ภาษีหัก ณ ที่จ่าย |
|
16 |
ขั้นตอนการจัดพิมพ์และตรวจสอบรายการเช็ค ไปที่เมนู บัญชีเจ้าหนี้ > การชำระเงิน
คลิก งาน > ส่งคำขอกระบวนการชำระเงิน
ระบุชื่อ กระบวนการชำระเงิน* ทางมหาวิทยาลัยสามารถกำหนดโครงสร้างในการตั้งชื่อได้
เช่น BU Name_YYYYMMDD_RUNNING NO เลือก เทมเพลตการชำระเงิน
กดปุ่ม ส่ง เพื่อส่งคำขอชำระเงิน
1. กดปุ่ม Refresh 2. ตรวจสอบสถานะจะแสดง สถานะ เป็น การตรวจดูงวดผ่อนชำระที่รอดำเนินการ 3. ให้ทำการ คลิกเลือก สัญลักษณ์ลูกศร
Tab: ที่เลือก : ระบบจะแสดงจำนวน ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่เข้าตามเงื่อนไขในการส่งคำขอชำระเงิน สรุปสกุลเงิน: ระบบจะแสดงรายละเอียดดังนี้ งวดผ่อนชำระ : จำนวนใบแจ้งหนี้ จำนวนเงินที่ค้างชำระ: แสดงจำนวนเงินรวมของทุกใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย : แสดงจำนวนเงินรวมภาษีหัก ณ ที่จ่ายทั้งหมด จำนวนเงินที่ชำระ: แสดงจำนวนเงินที่ต้องชำระ (จำนวนเงินที่ค้างชำระ- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย) ยอดเงินรวม : แสดงจำนวนยอดเงินรวมที่ต้องชำระ
ทางผู้ใช้งานสามารถ เลือกรายการใบแจ้งหนี้ที่ไม่ต้องการชำระออกไปได้ โดยการ คลิกเลือก เลือกใบแจ้งหนี้ แล้ว คลิกเลือก X
หรือ สามารถ คลิกเลือก ปุ่ม ดู รายงานได้
คลิกเลือก เพื่อดูรายละเอียดใบแจ้งหนี้
เมื่อข้อมูลถูกต้องแล้วให้ เลือก ส่ง เพื่อส่งคำขอการชำระเงินต่อไป
หากไม่มีใบแจ้งหนี้ที่ตรงตามเกณฑ์การเลือก, คำขอกระบวนการชำระเงินจะถูกยุติเป็น “ไม่มีงวดที่ใช้ได้” |
|
17 |
คลิกเลือก ดำเนินการ
คลิกเลือก ดำเนินการชำระเงินต่อ
สถานะเปลี่ยนเป็น เริ่มการอนุมัติการชำระเงิน ข้อมูลจะส่งไปยังส่วนกลาง เพื่อทำการอนุมัติ
|
|
|
เมื่อได้ทำการส่งอนุมัติคำขอแล้ว ผู้มีอำนาจอนุมัติจะมองเห็นรายการคำขอ และทำการอนุมัติการชำระเงิน คลิก รูปกระดิ่ง จะเห็นรายการขออนุมัติ > คลิก Approve
ผู้มีอำนาจอนุมัติทำการตรวจสอบรายละเอียดคำขอชำระเงิน คลิกเลือก ดูการชำระเงิน
เมื่อคำขอการชำระเงินถูกอนุมัติ สามารถพิมพ์เช็คโดยกดปุ่ม “มุมมอง”
จัดพิมพ์เช็คสั่งจ่าย
รายงานและสามารถตรวจสอบสถานะเช็คได้ ไปที่เมนู เครื่องมือ > กระบวนการตามกำหนด ค้นหารายงาน
รายงานเพื่อตรวจสอบสถานะรายการเช็ค
|
|
18 |
หากต้องการยกเลิกเช็คที่พิมพ์ รายการบันทึกบัญชีจะถูกกลับรายการโดยอัตโนมัติ |
|
นำเลขที่เช็คไปค้นหาที่เมนู “จัดการการชำระเงิน”
ค้นไฟล์การชำระเงิน จากนั้น คลิกเลือก การดำเนินการ > ยกเลิก กดปุ่ม “ส่ง”
เมื่อดูรายการทางบัญชี ระบบจะกลับรายการโดยอัตโนมัติ
หมายเหตุ : เมื่อมีการบันทึกการจ่ายชำระเงินแล้ว สถานะการชำระเงินของใบแจ้งหนี้จะถูกอัพเดตเป็น "ชำระเต็มจำนวน" ซึ่งจะทำให้ระบบไม่สามารถบันทึกการจ่ายเงินซ้ำสำหรับใบแจ้งหนี้นั้นได้อีก |
|
Related Articles
[ADMIN] คู่มือการเชื่อมต่อระบบ Payment Hub
1. ระบบการรับเงินด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Payment Hub) และ ระบบ Oracle ERP 1.1. ระบบการรับเงินด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Payment Hub): การออกแบบโครงสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบ (Architecture Diagram) 1.1.1. การออกแบบโครงสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบ: ...[HCM] กระบวนการขออนุมัติทำงานล่วงเวลาประเภทปกติ (Pre-OT Request)
กระบวนการขออนุมัติทำงานล่วงเวลาประเภทปกติ (Pre-OT Request) ฟังก์ชันที่อยู่ในกระบวนการนี้: · เอกสารส่วนบุคคล (Document Records) · เดือนการทำงานปัจจุบัน (Current Time Card) บุคลากรที่ใช้งานฟังก์ชัน: บุคลากรทุกประเภท คำอธิบาย: ...[ADMIN] คู่มือการเชื่อมต่อระบบเงินเดือนและค่าตอบแทน Payroll
1. ระบบเงินเดือนและค่าตอบแทน (Payroll) และ ระบบ Oracle ERP 1.1. ระบบเงินเดือนและค่าตอบแทน (Payroll): การออกแบบโครงสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบ (Architecture Diagram) รูปที่ 5 ระบบเงินเดือนและค่าตอบแทน (Payroll): ...[HCM] การขออนุมัติทำงานล่วงเวลาประเภทปกติในมุมมองของ ADMIN (PRE-OT REQUEST)
กระบวนการขออนุมัติทำงานล่วงเวลาประเภทปกติในมุมมองของ Admin (PRE-OT REQUEST) ฟังก์ชั่นที่อยู่ในกระบวนการนี้: · การจัดการบุคคล (Person Management) · เอกสารส่วนบุคคล (Document Records) คำอธิบาย: แอดมินสามารถทำรายการขออนุมัติทำงานล่วงเวลาประเภทปกติ ...End User Training: FIN – Costing
End User Training: FIN – Costing วันพฤหัสบดีที่ 3 ตุลาคม 2567 เวลา 13:30 - 16:30 น.