4.1 การขออนุมัติทำงานล่วงเวลาประเภทปกติ

ขั้นตอน	การกระทำ
1.	เข้าสู่ระบบด้วยรหัสผู้ใช้งานด้วยบทบาทบุคลากรของมหาวิทยาลัย จากนั้นเลือกแท็บ ฉัน และทำการเลือกเมนู เอกสารส่วนบุคคล
2.	เมื่อเข้ามาที่หน้าเอกสารส่วนบุคคล หากบุคลากรมีเอกสารคำขออื่นๆที่ทำรายการมาก่อนหน้า รายการเหล่านั้นจะปรากฏบนหน้าจอ หากบุคลากรยังไม่มีเอกสารที่ทำรายการเข้ามาก่อนหน้า หน้าจอจะแสดงว่ายังไม่มีรายการที่ตรงกับการค้นหา Þ  เมื่อเข้ามาแล้ว กด เพิ่ม
3.	เมื่อกด เพิ่ม หน้าจอรายละเอียดเอกสารจะปรากฏ บุคลากรสามารถหาเอกสารใน drop down Þ  หากบุคลกรดำเนินการตามคู่มือฉบับนี้ ให้พิมพ์ Overtime แล้วเลือกเอกสารในที่แสดงใน drop down ชื่อ Overtime Request (Multiple Days)
4.	เมื่อเลือกคำขอ Overtime Request (Multiple Days) หน้าจอการกรอกรายละเอียดเอกสารจะแสดงตามรูปภาพด้านล่าง โดยบุคลากรต้องให้ข้อมูลในทุกฟิลด์ข้อมูล ถึงจะสามารถกดส่งได้ หมายเหตุ: ·      ใน Training อาจยังไม่มีการกำหนดให้กรอกข้อมูลในทุกฟิลด์ ·      ฟิลด์ drop down ที่ติดเป็นภาษาอังกฤษ จะมีการแก้ไขเป็นภาษาไทยในอนาคต หากบุคลากรดำเนินการตามคู่มือฉบับนี้ ให้บันทึกข้อมูลในฟิลด์ตามรายละเอียดในรูปภาพด้านล่าง บันทึกข้อมูลดังต่อไปนี้ 1.       วันที่เริ่มต้น >> 26 ส.ค. 2024 2.       วันที่สิ้นสุด >> 26 ส.ค. 2024 3.       ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาต่อวัน >> 2 4.       หมวดหมู่การทำงานล่วงเวลา >> OT after shift time 5.       จากแผนงาน >> งบประมาณและค่าใช้จ่ายนอกแผนงบประมาณ 6.       แผนงานย่อย >> การบริการและพัฒนานักศึกษา 7.       รหัส (Project Code) >> 101104 8.       งาน/โครงการ >> การบริการรักษาพยาบาล 9.       ตัวเลือกเงินงบประมาณ >> งบรายได้มหาวิทยาลัย 10.    เวลาการทำงานล่วงเวลา (HH:MM-HH:MM) >> 16:30-18:30 หมายเหตุ: ฟิลด์ที่ 8 จะไม่แสดงค่าหากไม่ใส่ฟิลด์ที่ 7 มาก่อน
5.	1.       บันทึกรายละเอียดตามขั้นตอนด้านบนให้ครบถ้วน 2.       แนบเอกสารหลักฐานการได้รับอนุมัติให้ปฏิบัติงานล่วงเวลา หมายเหตุ:  บุคลากรต้องแนบเอกสารหลักฐานการได้รับอนุมัติให้ปฏิบัติงานล่วงเวลาทุกครั้งเมื่อมีการขอ pre-OT
6.	Þ  หากบุคลากรดำเนินการตามคู่มือฉบับนี้ หน้าจอเมื่อบุคลากรให้ข้อมูลและแนบเอกสารครบ จะแสดงดังรูปภาพด้านล่าง Þ  กดส่ง
7.	เมื่อส่งแล้ว หน้าจอเอกสารส่วนบุคคลจะแสดงข้อมูลตามรูปภาพด้านล่าง

4.2 การขออนุมัติทำงานล่วงเวลาประเภทปกติแบบหลายวันติดต่อกัน

ในกรณีที่บางหน่วยงานต้องการให้บุคลากรขออนุมัติทำงานล่วงเวลาไว้ล่วงหน้าทั้งเดือน หรืออาจมีกรณีที่บุคลากรจำเป็นต้องขออนุมัติทำงานล่วงเวลาทั้งสัปดาห์ บุคลากรสามารถดำเนินการดังนี้

ขั้นตอน	การกระทำ
1.	เมื่อเข้ามาที่หน้าเอกสารส่วนบุคคล หากบุคลากรมีเอกสารคำขออื่นๆที่ทำรายการมาก่อนหน้า รายการเหล่านั้นจะปรากฏบนหน้าจอ หากบุคลากรยังไม่มีเอกสารที่ทำรายการเข้ามาก่อนหน้า หน้าจอจะแสดงว่ายังไม่มีรายการที่ตรงกับการค้นหา 1.       เมื่อเข้ามาแล้ว กด เพิ่ม
2.	เมื่อกด เพิ่ม หน้าจอรายละเอียดเอกสารจะปรากฏ บุคลากรสามารถหาเอกสารใน drop down 2.       หากบุคลกรดำเนินการตามคู่มือฉบับนี้ ให้พิมพ์ Overtime แล้วเลือกเอกสารในที่แสดงใน drop down ชื่อ Overtime Request (Multiple Days)
3.	เมื่อเลือกคำขอ Overtime Request (Multiple Days) หน้าจอการกรอกรายละเอียดเอกสารจะแสดงตามรูปภาพด้านล่าง โดยบุคลากรต้องให้ข้อมูลในทุกฟิลด์ข้อมูล ถึงจะสามารถกดส่งได้ หมายเหตุ: ·      ใน Training อาจยังไม่มีการกำหนดให้กรอกข้อมูลในทุกฟิลด์ ·      ฟิลด์ drop down ที่ติดเป็นภาษาอังกฤษ จะมีการแก้ไขเป็นภาษาไทยในอนาคต ·      การขออนุมัติทำงานล่วงเวลาแบบหลายวันติดต่อกัน ต้องเป็นการขออนุมัติเวลาทำงานที่มีชั่วโมงการทำงานเท่ากันในทุกวันที่ขอ หากมีวันใดที่ชั่วโมงการทำงานไม่ตรงกัน จะต้องทำการขออนุมัติในเอกสารอีกฉบับ หากบุคลากรดำเนินการตามคู่มือฉบับนี้ ให้บันทึกข้อมูลในฟิลด์ตามรายละเอียดในรูปภาพด้านล่าง บันทึกข้อมูลดังต่อไปนี้ 1.       วันที่เริ่มต้น >> 27 ส.ค. 2024 2.       วันที่สิ้นสุด >> 30 ส.ค. 2024 3.       ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาต่อวัน >> 4 4.       หมวดหมู่การทำงานล่วงเวลา >> OT after shift time 5.       จากแผนงาน >> งบประมาณและค่าใช้จ่ายนอกแผนงบประมาณ 6.       แผนงานย่อย >> การบริการและพัฒนานักศึกษา 7.       รหัส (Project Code) >> 101104 8.       งาน/โครงการ >> การบริการรักษาพยาบาล 9.       ตัวเลือกเงินงบประมาณ >> งบรายได้มหาวิทยาลัย 10.    เวลาการทำงานล่วงเวลา (HH:MM-HH:MM) >> 16:30-20:30 11.       เมื่อบันทึกข้อมูลครบแล้ว กด ส่ง หมายเหตุ: ฟิลด์ที่ 8 จะไม่แสดงค่าหากไม่ใส่ฟิลด์ที่ 7 มาก่อน
4.	เมื่อส่งแล้ว หน้าจอเอกสารส่วนบุคคลจะแสดงข้อมูลตามรูปภาพด้านล่าง
5.	หากมีการอนุมัติจากหัวหน้างานแล้ว ระบบจะมีการแจ้งเตือนการอนุมัติในรายะเอียดกระดิ่งด้านบน

 

4.3 การเข้าดูการคำนวณรายละเอียดตามวันที่รับเงิน

ขั้นตอน	การกระทำ
1.	เข้าสู่ระบบด้วยรหัสผู้ใช้งานด้วยบทบาทบุคลากรของมหาวิทยาลัย จากนั้นเลือกแท็บ ฉัน และทำการเลือกเมนู เวลาและการลางาน
2.	เนื่องจากในการอบรมครั้งนี้ ยังไม่มีกระบวนการลงเวลาผ่าน Appsheet ดังนั้นบุคลากรจะลงเวลามาปฏิบัติงานเช่นเดียวกับการลงเวลาของอาจารย์ เพื่อบันทึกข้อมูลเวลาให้ระบบคำนวณจำนวนชั่วโมง OT Þ  กด เพิ่ม และบันทึกข้อมูลตามรายละเอียดด้านล่าง บันทึกข้อมูล 1.       Hours Type (ประเภทเวลา) >> เลือก Regular 2.       เลือกวันที่ >> เลือกวันที่ 26 ส.ค. 2024 a.        เวลาเริ่มต้น >> พิมพ์ตัวเลข 8:30 b.       เวลาสิ้นสุด>> พิมพ์ตัวเลข 16:30 3.       เลือกวันที่ >> เลือกวันที่ 27 ส.ค. 2024 a.        เวลาเริ่มต้น >> พิมพ์ตัวเลข 7:30 b.       เวลาสิ้นสุด>> พิมพ์ตัวเลข 15:30 4.       เลือกวันที่ >> เลือกวันที่ 28 ส.ค. 2024 a.        เวลาเริ่มต้น >> พิมพ์ตัวเลข 9:30 b.       เวลาสิ้นสุด>> พิมพ์ตัวเลข 20:30 5.       เลือกวันที่ >> เลือกวันที่ 30 ส.ค. 2024 a.        เวลาเริ่มต้น >> พิมพ์ตัวเลข 8:30 b.       เวลาสิ้นสุด>> พิมพ์ตัวเลข 20:30 Þ  กด ตกลง เมื่อบันทึกข้อมูลเสร็จสิ้น
3.	เมื่อตรวจสอบรายการเวลาแล้ว บุคลากรสามารถเลือกบันทึกและปิด เพื่อเป็นการบันทึกรายการที่ทำไว้ในระบบ (Save Draft) และสามารถกลับเข้ามาทำรายการต่อได้ แต่จะยังไม่ได้ส่งหาผู้อนุมัติเพื่ออนุมัติรายการเวลา
4.	เมื่อมีรายการเพิ่มหรือแก้ไข Time Card ระบบจะบังคับให้บันทึกข้อมูลว่ารายการที่เปลี่ยนแปลงนั้นเป็นการ เพิ่มรายการใหม่ หรือ การแก้ไขรายการเวลา โดยบุคลากรสามารถเลือกให้เหตุผลได้ตามรายการบันทึกเวลา หรือจะบันทึกเหตุผลเดียวในทุกๆรายการเวลาก็ได้ Þ  หากบุคลากรดำเนินการตามคู่มือ ให้เลือกเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดว่า “เพิ่มรายการใหม่”
5.	เมื่อกลับมาที่หน้าของเดือนการทำงานปัจจุบัน ให้เปลี่ยนจากมุมมองการเห็นข้อมูลเวลา ·      มุมมองเก่า >> รายละเอียดที่รายงานตามวันที่ป้อนข้อมูล (reported details by entry date) ·      มุมมองที่ต้องเปลี่ยน >> รายละเอียดที่คำนวณตามวันที่รับเงิน (calculated details by earned date)
6.	ระบบจะแสดงผลการ Validate ข้อมูลหลังบ้านและคำนวณออกมาเป็นจำนวนชั่วโมงตามรายการ โดยข้อมูลที่นำมาใช้ในการคำนวณคือ ·      ข้อมูลการขอปฏิบัติงานล่วงเวลาในเอกสารส่วนบุคคล (Pre-OT) ·      ข้อมูลกะการทำงานของบุคลากร (Shift) ·      ข้อมูลการลงเวลาเข้าปฏิบัติงาน (Time Entries) ข้อมูลที่คำนวณออกมา ·      Regular Hours >> จำนวนที่ชั่วโมงที่ลงเวลาเข้ามา ·      Shortage Hours >> จำนวนชั่วโมงที่ทำงานไม่ครบเมื่อเทียบจากชั่วโมงกะการทำงาน ·      Overtime >> จำนวนชั่วโมงล่วงเวลา **หมายเหตุ: จำนวนชั่วโมงล่วงเวลา จะถูกคำนวนต่อเมื่อมีการขออนุมัติทำงานล่วงเวลา (Pre-OT) มาก่อนการปฏิบัติงานเท่านั้น หากไม่มีการทำรายการและการอนุมัติเอกสาร Overtime Request ระบบจะไม่คำนวณ OT ให้กับบุคลากร ****ดังนั้นหากบุคลากรลงเวลาทำงานเกินเวลากะการทำงาน แต่ไม่มีการขอ Overtime Request ที่ผ่านการอนุมัติจากหัวหน้างาน บุคลากรจะไม่ได้รับ OT
อธิบายรายละเอียดหน้าจอด้านบน 1.       วันที่ 26 ส.ค. 2024 a.        ชั่วโมงทำ OT >> 2 ชั่วโมง (16:30-18:30) b.       ชั่วโมงทำงานจริง >> 8 ชั่วโมง (8:30-16:30) c.        คำนวณ OT >> ไม่ได้รับ OT >> ไม่แสดงในระบบ 2.       วันที่ 27 ส.ค. 2024 a.        ชั่วโมงทำ OT >> 4 ชั่วโมง (16:30-20:30) b.       ชั่วโมงทำงานจริง >> 8 ชั่วโมง (7:30-15:30) c.        ชั่วโมงทำงานขาด >> 1 ชั่วโมง (15:30-16:30) d.       คำนวณ OT >> ไม่ได้รับ OT >> ไม่แสดงในระบบ 3.       วันที่ 28 ส.ค. 2024 a.        ชั่วโมงทำ OT >> 4 ชั่วโมง (16:30-20:30) b.       ชั่วโมงทำงานจริง >> 7 ชั่วโมง (9:30-16:30) c.        ชั่วโมงทำงานขาด >> 1 ชั่วโมง (8:30-9:30) d.       คำนวณ OT >> 4 ชั่วโมง (16:30-20:30) 4.       วันที่ 29 ส.ค. 2024 a.        ช่วงเวลาที่ขอ OT >>  4 ชั่วโมง (16:30-20:30) b.       ชั่วโมงทำงานจริง >> 0 ชั่วโมง >> ไม่ลงเวลามาปฏิบัติงาน c.        คำนวณ OT >> >> ไม่ได้รับ OT >> ไม่แสดงในระบบ 5.       วันที่ 30 ส.ค. 2024 a.        ชั่วโมงทำ OT >> 4 ชั่วโมง (16:30-20:30) b.       ชั่วโมงทำงานจริง >> 8 ชั่วโมง (8:30-16:30) c.        คำนวณ OT >> 4 ชั่วโมง (16:30-20:30)

4.4 เอกสารส่วนบุคคล

ขั้นตอน	การกระทำ
1.	ไปที่เมนู ฉัน > การดำเนินการด่วน > เอกสารส่วนบุคคล
2.	ทำการ คลิก เพิ่ม เพื่อทำการร้องขอทำงานล่วงเวลา
3.	เลือกประเภท Overtime Request
4.	ทำการกรอกรายละเอียดของการขอทำงานร่วงเวลา และ  แนบเอกสารหลักฐานการได้รับอนุมัติให้ปฏิบัติงานล่วงเวลา
5.	หลังการคลิกส่ง ระบบจะแสดงรายการที่ร้องขอทำงานล่วงเวลา