1.

เข้าสู่ระบบ ERP > เลือกเมนู “การควบคุมงบประมาณ”

คลิก งาน >  จัดการงบประมาณควบคุม

หากต้องการสร้างชุดงบประมาณเล่มใหม่ ให้กดปุ่ม

หรือหากต้องการใช้งบประมาณเล่มเดิมแต่ต้องการเปิดปีงบประมาณใหม่ให้เลือกชุดงบประมาณที่ให้ขึ้นแท็บสีฟ้า แล้วกดไอคอนที่เป็นสัญลักษณ์  

1.1

สร้างชุดงบประมาณเล่มใหม่

เมื่อกดปุ่มสร้างเล่มงบประมาณใหม่

จะต้องระบุข้อมูลดังนี้

1.       ชื่อเล่มงบประมาณ

2.       คำอธิบาย

3.       ปฏิทินงบประมาณ โดยจะแบ่งเป็น 2 ปฏิทินดังนี้

a.        KKU_BUDG_CAL –ปฏิทินงบประมาณงวดละ 1 ปี

b.       KKU_BUDG_CF_CAL - ปฏิทินงบประมาณงวดละ 6 เดือน

4.       จากงวด  ระบุปีงบประมาณที่เริ่มต้น (แก้ไขไม่ได้)

5.       ถึงงวด   ระบุปีงบประมาณที่สิ้นสุดของเล่มงบประมาณนี้ (แก้ไขได้ภายหลัง)

6.       ประเภทของงบประมาณที่มา - ระบุเป็น อื่นๆ

7.       ชื่องบประมาณที่มา - ระบุเป็นชื่อเล่มงบประมาณตามข้อ 1.

8.       สกุลเงิน - ระบุเป็น THB

9.       ระเภทอัตราดีฟอลต์ - เลือกเป็น Corporate
ความแตกต่างระหว่าง Corporate และ Spot

Corporate Budget Control:

·       เป็นการควบคุมงบประมาณในระดับองค์กร (Corporate level)

·       มีการกำหนดงบประมาณแบบรวมศูนย์และบริหารจากส่วนกลาง

·       ใช้สำหรับการวางแผนงบประมาณระยะยาวและเชิงกลยุทธ์

·       มักมีกระบวนการอนุมัติที่เป็นทางการและซับซ้อนมากกว่า

·       ครอบคลุมงบประมาณทั้งองค์กร เช่น แผนกต่างๆ, โครงการต่างๆ

Spot Budget Control:

·       เป็นการควบคุมงบประมาณเฉพาะจุด เฉพาะกิจ หรือเฉพาะโครงการ

·       มีความยืดหยุ่นมากกว่าในการจัดสรรและปรับเปลี่ยน

·       ใช้สำหรับการติดตามค่าใช้จ่ายในระยะสั้นหรือเฉพาะกิจกรรม

·       กระบวนการอนุมัติมักรวดเร็วและมีขั้นตอนน้อยกว่า

·       เหมาะสำหรับโครงการพิเศษหรือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเฉพาะช่วงเวลา

10.    ระดับการควบคุม - ถูกแบ่งเป็น 4 ระดับดังนี้

a.        สมบูรณ์ - ควบคุมงบประมาณการเบิกจ่าย หากไม่มีงบประมาณจะไม่สามารถเบิกจ่ายได้

b.       คำแนะนำ - ควบคุมงบประมาณการเบิกจ่าย หากไม่มีงบประมาณ ระบบจะแจ้งเตือน แต่ระบบจะบันทึกเป็นยอดติดลบไว้

c.        ติดตาม – ไม่ควบคุมงบประมาณ ระบบจะบันทึกเป็นยอดติดลบไว้เพื่อติดตาม

d.       ไม่มี - ไม่ควบคุมงบประมาณ ระบบจะไม่บันทึกยอดไว้

11.    บัญชีแยกประเภท - เลือกเป็น KKUPL01

12.    ผู้จัดการงบประมาณ - เลือกเป็นชื่อ Admin ที่ดูแล

1.2

ระบุโครงสร้างสำหรับชุดเล่มงบประมาณใหม่

เมื่อบันทึกข้อมูลตามข้อที่ 1.1 แล้ว ต้องระบุโครงสร้างสำหรับชุดเล่มงบประมาณใหม่ โดยให้ระบุตามโครงสร้างดังนี้

1. KKU_COMPANY

2. KKU_DIVISION

3. KKU_COSTCENTER

4. KKU_ACCOUNT

5. KKU_FUND

6. KKU_SERVICE

7. KKU_PLAN

8. KKU_SUBPLAN

9. KKU_PROJECT

10. KKU_INTERCO

11. KKU_FUTURE

ไม่สามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงโครงสร้างนี้ได้ เนื่องจากการเชื่อมต่อและการใช้งานปัจจุบันใช้โครงสร้างตามที่แจ้งไปนี้เท่านั้น

1.3

ระบุโครงสร้างผัง Cost Center และ Account

เมื่อระบุโครงสร้างของชุดเล่มงบประมาณแล้ว จะต้องระบุโครงสร้างของ Cost Center และ Account เพื่อสำหรับใช้ลงงบประมาณ

1.เลือก KKU_COSTCENTER

2.เลือก Tree ของโครงสร้าง

3.เลือก การทำรายการล้มเหลว กรณี มีการบันทึกข้อมูลที่อยู่นอกเหนือจากโครงสร้าง

4.กดปุ่ม + เพื่อผูกโครงสร้างกับงวดปีงบประมาณ

5.เลือกงวดปีงบประมาณและ เวอร์ชั่นของโครงสร้าง จากนั้นเลือกลาเบลเป็น Budget Control เพื่อให้ลงงบประมาณได้ที่เฉพาะตัวที่มี Label ดังกล่าวเท่านั้น

1.4

ระบุกฎเพิ่มเติมสำหรับชุดเล่มงบประมาณ

โดยการระบุกฎเพิ่มเติมนี้จะเป็นการสร้างเงื่อนไขการเบิกจ่ายงบประมาณ โดยเราสามารถสร้างเงื่อนไขให้ Account หรือ CostCenter ที่ถูกระบุว่าเป็น Budget Control ได้

ตัวอย่างเราต้องการสร้างชุดเล่มงบประมาณของปี 2569 และเราต้องการไม่ให้เล่มงบประมาณนี้ข้องเกี่ยวกับงบประมาณปี 2568 โดยเราจะต้องค่าจาก Segment Future 2568

1.ตั้งชื่อของกฎ

2.ระบุระดับควบคุมเป็น ไม่มี เพื่อที่จะไม่ควบคุมงบประมาณปี 2568

3.เลือก Segment Future โดยระบุเป็น ค่าที่ระบุ และเลือกปุ่ม         เพื่อกำหนดค่า

4.กดปุ่มเพิ่มรายการและระบุ 2568  จากนั้นกดตกลง

5.ระบุว่าให้กฏดังกล่าวนี้เกี่ยวโยงกับระบบไหนบ้าง เช่น ระบบจัดซื้อจัดหา, ระบบจัดการ

ค่าใช้จ่าย หรือถ้าต้องการให้เกี่ยวข้องกับทุกระบบ ไม่ต้องเปลี่ยนแปลงอะไรในส่วนนี้

เมื่อกำหนดเสร็จแล้วให้กดปุ่ม ตกลก มุมขวาของหน้าจอ เพื่อยืนยันการสร้างกฏ

หากต้องการปิดใช้งานกฎ ให้เอาติ้กถูกหน้ากฎออก เพื่อปิดการใช้งาน หรือหากต้องการใช้งานกฏให้ติ้กถูกหน้ากฏ เพื่อเปิดใช้งาน

1.5

เปิดใช้งานเล่มงบประมาณ

เมื่อกำหนดค่าต่างๆ เสร็จทั้งหมดแล้ว ให้เปิดใช้งานเล่มงบประมาณดังกล่าวนี้

โดยเลือกที่มุมขวาด้านบน “การดำเนินการ” โดยเลือก เตรียมการเพื่อใช้

ระบบจะแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปิดใช้เล่มงบประมาณ ให้กด ใช่

ระบบจะเด้งออกมาที่หน้าจัดการงบประมาณควบคุม และแจ้งเตือนการทำงานของระบบในการเปิดใช้งบเล่มงบประมาณ

หลังจากนั้น ระบบจะเปิดใช้งานเล่มงบประมาณให้ โดยสถานะจะเป็น กำลังใช้งาน เป็นอันเสร็จสิ้นการเปิดใช้งานเล่มงบประมาณใหม่

1.6

การเปลี่ยนแปลงปีงบประมาณของเล่มงบประมาณที่ใช้งานอยู่

ในทุกการเปลี่ยนแปลงปีงบประมาณ ทาง Admin จะต้องดำเนินการเปลี่ยนแปลงปีงบประมาณใหม่ของเล่มงบประมาณ หากต้องการใช้เล่มงบประมาณเดิม

โดยไปที่หน้า จัดการงบประมาณควบคุม และเลือกเล่มงบประมาณที่ต้องการเปลี่ยนปีงบประมาณ และกดปุ่มแก้ไข จากนั้นเลือก ถึงงวด ให้เป็นปีงบประมาณที่ต้องการ

ซึ่งจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลง จากงวด ที่เป็นปีงบประมาณเริ่มต้นได้

จากนั้นให้ทำการเพิ่มโครงสร้างให้กับ งวดปีงบประมาณที่เพิ่มเข้าไปให้กับ CostCenter และ Account

แนะนำให้เพิ่มใหม่เข้าไป เนื่องจากการลงงบประมาณของมหาวิทยาลัยมีการคาบเกี่ยวระหว่างปี จึงไม่สามารถปิดปีงบประมาณก่อนหน้านี้ได้ทันที จึงต้องเพิ่มแถวเข้าไปตามรูปด้านล่างเพื่อป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นสำหรับการลงงบประมาณ

เมื่อเลือกโครงสร้างเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มบันทึกที่มุมขวาของหน้าจอ

และ“การดำเนินการ” โดยเลือก เตรียมการเพื่อใช้

ระบบจะแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปิดใช้เล่มงบประมาณ ให้กด ใช่ จากนั้นรอจนกว่าระบบจะเปลี่ยนสถานะให้กับชุดเล่มงบประมาณเป็น กำลังใช้งาน เป็นอันเสร็จสิ้นการเพิ่มงวดปีงบประมาณให้กับเล่มงบประมาณ

การเปิดใช้งานปีงบประมาณ

เข้าสู่ระบบ ERP > เลือกเมนู “การควบคุมงบประมาณ”

คลิก งาน >  สถานะของงวดงบประมาณ

หากต้องการปิดงบประมาณเล่มไหน ให้เลือกงบประมาณเล่มที่ต้องการปิดให้ขึ้นแท็บสีฟ้า แล้วกดไอคอนที่เป็นสัญลักษณ์ “>>” แล้วเลือก “ปิด”

หมายเหตุ: สำหรับการเปิดปีงบประมาณ ให้อ้างอิงจาก ปฏิทินปีงบประมาณ ซึ่งสามารถกำหนดระยะเวลาใช้งบประมาณได้  โดยระยะเวลาการใช้งบประมาณจะอ้างอิงจากทางมหาวิทยาลัย โดยปัจจุบัน ปฏิทินงบประมาณจะระบุไว้ เริ่มต้นที่ 01/10/XX - 30/09/XX  ของทุกปี

เมื่อต้องการเปิดหรือปิดปีงบประมาณ ให้เลือกปุ่มแก้ไข

จากนั้นเลือกเล่มงบประมาณที่ต้องการปรับเปลี่ยนปีงบประมาณ

เมื่อเลือกเล่มงบประมาณแล้ว ระบบจะแสดงปีงบประมาณที่เลือกไว้ในข้อ 1. มาแสดง

หากเป็นปีงบประมาณปัจจุบัน ระบบจะให้เลือกเป็น เปิด รอปิด และ ปิดแล้ว ดังกล่าว

แต่หากเป็นปีงบประมาณใหม่ ระบบจะให้เลือกเป็น ใช้สำหรับการจัดทำงบประมาณ (สำหรับลงงบประมาณก่อนเปิดใช้งาน) และ เปิด (เปิดใช้งานปีงบประมาณ)

เป็นอันเสร็จสิ้นการเปิด / ปิด ปีงบประมาณของเล่มงบประมาณ