1

เข้าสู่ระบบการควบคุมงบประมาณ

ไปที่หน้า “ควบคุมงบประมาณ” > งาน > ตรวจดูยอดดุลในการควบคุมงบประมาณ > ค้นหา

หลังจากกด ค้นหา แล้ว จะมีข้อมูลการใช้งบประมาณต่างๆแสดงให้เห็นในเบื้องต้นว่า งบประมาณนี้มีการใช้ในการทำ PR PO และ AP ไปแล้วจำนวนเท่าไร และสามารถดูได้แบบ Online Real-Time และสามารถแสดงสถานะการสำรองเงินว่ามีภาระหนี้หรือยังไม่มี

นอกจากนั้นหน้านี้จะสามารถบอกได้ว่าสามารถควบคุมงบประมาณให้สอดคล้องกับโครงสร้างผังบัญชีได้

หมายเหตุ: CF คือ กันเงินเหลื่อมปี- ไม่มีหนี้ผูกพัน (PR)

CK คือ กันเงินเหลื่อมปี- เสมือนมีหนี้ผูกพัน (PO)  ใน ERP เรียกว่า (PUR)

CX คือ กันเงินเหลื่อมปี- มีหนี้ผูกพัน

2

หากต้องการโอนงบประมาณ ให้ Login เข้าสู่ระบบ ERP แล้วเลือกเมนู “การควบคุมงบประมาณ”หลังจากนั้นกดเลือก “งาน” ตามรูปด้านล่าง

3

ระบุรายละเอียดดังรูป  “ชื่อการป้อนงบประมาณ”ให้ระบุเหตุผลสำหรับการดำเนินการครับ จากนั้นกด Create Spreadsheet / จัดทำสเปรดชีท

4

เมื่อกดสร้างแล้วจะดาวน์โหลดไฟล์มา ให้กดเข้าที่ไฟล์ จะปรากฏหน้าต่าง Login ให้กด Yes และ Login เข้าระบบ ERP

5

เมื่อ Login ถูกต้องและเสร็จเรียบร้อยแล้ว ตัวไฟล์จะแสดงดังรูปด้านล่างครับ เพื่อให้เราระบุ 11 Segment ของงบประมาณ

6

ระบุ 11 Segment ของงบประมาณพร้อมยอด 0 บาท กรณีต้องการสร้างกล่องเพิ่มให้ทาง คณะ /หน่วยงานโอนงบประมาณ หรือ ระบุงบประมาณเข้าไปได้เลย กรณีที่ทางคณะแจ้งงบรายได้ประมาณการมา จากนั้นระบุ ข้อความเหตุผล ในช่อง Comment

7

เมื่อระบุครบหมดเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการตรวจสอบ 11 Segment อีกครั้ง หากเป็นการสร้าง 0 บาทขึ้นมา และไม่เคยมี 11 Segment ในระบบมาก่อน ตัวระบบจะนำข้อมูลจากไฟล์นี้ไปสร้าง กล่องขึ้นมาใหม่ แต่หากเป็นการสร้างงบประมาณรายได้ประมาณการจากทางคณะแต่ 11 Segment ที่ระบุนี้เคยถูกสร้างบนระบบแล้ว ตัวไฟล์จะนำยอดงบประมาณที่ระบุไปเพิ่มให้กับ 11 Segment นั้นๆ ที่มีบนระบบแล้ว ดังนั้นตรวจสอบก่อนจะกด Submit

8

เมื่อกด Submit แล้ว ตัวไฟล์จะรัน Process จะมีหน้าต่างให้เลือก ตามรูปด้านล่างนี้

ให้กด OK ยืนยันได้เลย โดยไม่ต้องเปลี่ยนอะไร

9

เมื่อค่า 11 Segment ที่ระบุถูกต้อง และตัวไฟล์ทำงานได้ถูกต้อง จะปรากฏหน้าต่างดังรูปด้านล่าง เพื่อยืนยันว่า ระบบกำลังทำงานอยู่

10

ข้อมูลที่มีบนระบบเดิม มี 11 Segment อยู่แล้ว 1 กล่อง

ซึ่งกล่องนี้ จะทำการเพิ่มงบประมาณเป็น 2,000,000 บาท

11

หลังจากระบบรัน Process เสร็จแล้ว

ระบบจะอัพเดทกล่องเดิมที่ค่าเป็น 0 เป็น 2,000,000 บาท ตามที่เราระบุในไฟล์

และสร้างกล่อง 0 บาทใหม่ขึ้นมา ตามรูปด้านล่าง

12

จากนั้นดำเนินการโอนย้ายเงิน โดยเลือกกล่องงบที่ต้องการโอนย้าย โดยเป็นพื้นหลังสีเหลือง จากนั้นกด Transfer Budget และเลือก From This Account

13

จากนั้นนั้นเลือกกล่องงบที่ต้องการจะโอนงบประมาณไป โดยเลือกเป็นพื้นหลังสีเหลือง และเลือก Transfer Budget และเลือก To This Account

14

จากนั้นกดเลือกรูป เพื่อเปิดหน้าต่างการโอนงบประมาณ

15

จากนั้นระบุชื่อการดำเนินการ เหตุผลการดำเนินการ และยอดเงินที่ต้องการโอน

16

จากนั้นกดปุ่ม Submit เพื่อให้ระบบดำเนินการโอนงบประมาณ โดยจะใช้เวลาประมาณ 1 – 2 นาที

17

เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว ยอดเงินจะไปปรากฏที่กล่องดังกล่าวที่ต้องการโอนงบประมาณไป เป็นอันเสร็จสิ้นกระบวนการโอนงบประมาณ

18

ต่อไปเป็นขั้นตอนการดู Report หลังจากเราดำเนินการ

ให้ไปที่ แถบ 3 ขีดด้านซ้ายมือ และเลือก Tools จากนั้นเลือก Schedule Process

19

จากนั้นเมื่อเข้ามาหน้าดังกล่าวแล้ว ให้กดเลือก “วางกำหนดการกระบวนการใหม่”

20

ระบุคำว่า “รายงานการวิเคราะห์การควบคุมงบประมาณ” แล้วกด Enter ซึ่งหากระบุถูกต้อง ตัวรายละเอียด จะปรากฏขึ้นมา และปุ่มตกลงจะสามารถกดได้ 

21

เมื่อกด “ตกลง” เข้ามาแล้วจะปรากฏหน้าต่างดังรูปด้านล่าง เบื้องต้นให้เลือก ตามรายละเอียดตามรูป จากนั้นกดฟิลเตอร์ตามกรอบสีแดง

22

เมื่อกด ฟิลเตอร์ แล้วจะปรากฏหน้าต่างดังรูปด้านล่างนี้ขึ้นมา ให้กด “เพิ่มฟิลด์” เพื่อเพิ่มข้อมูลที่จะ Filter โดยให้เราระบุรายละเอียดบาง Segment ที่เราได้สร้างกล่องหรือเพิ่มงบประมาณเข้าไป จากนั้นกด OK เพื่อให้เราสามารถ Filter ข้อมูลได้ ตามรูปด้านล่าง

23

เมื่อกด “ตกลง” จากการ “ฟิลเตอร์” แล้วตัวหน้าต่างจะแสดงรายละเอียดตามกรอบสีแดง กรณีที่มีการ “ฟิลเตอร์”

24

เมื่อกด “ตกลง”เข้ามาแล้วจะปรากฏหน้าต่างดังรูปด้านล่าง เบื้องต้นให้เลือก ตามรายละเอียดตามรูป จากนั้นกด ฟิลเตอร์ ตามกรอบสีแดง จากนั้นกด “ส่ง” เพื่อให้ระบบรันกระบวนการ

25

เมื่อกด “ส่ง” แล้วระบบจะแสดงเลข กระบวนการ (Process) ขึ้นมา ให้ผู้ใช้งาน “คัดลอก” ไว้

26

จากนั้นนำเลข กระบวนการ (Process) หรือ ชื่อของ Process “Budgetary Control Analysis Report” มาค้นหาได้ ระบุแค่อย่างใดอย่างนึงก็ได้แล้ว

27

หลังจากค้นพา จะพบกับ กระบวนการ (Process) ของรายงานที่เราสร้างไว้ ให้กดคลิกที่ กระบวนการ(Process) นั้น ระบบจะแสดงรายละเอียดด้านล่างขึ้นมา ให้กดเลือกที่รูปรถ ตามลูกศรสีแดงเพื่อเปิด รายงาน

28

หลังจากค้นพา จะพบกับกระบวนการ ของ รายงาน ที่เราสร้างไว้ ให้กดคลิกที่กระบวนการ นั้น ระบบจะแสดงรายละเอียดด้านล่างขึ้นมา ให้กดเลือกที่รูปรถ ตามลูกศรสีแดงเพื่อเปิด รายงาน

29

เมื่อกดเปิดรายงาน แล้วจะปรากฏหน้าต่างแสดงข้อมูลของ รายงาน ตามรายละเอียดที่เรากรองเอาไว้ขึ้นมา โดยในกรอบสีแดงคือข้อมูลงบที่เราดำเนินการไปก่อนหน้านี้

30

เมื่อกดเปิด รายงาน แล้วจะปรากฏหน้าต่างแสดงข้อมูลของ รายงาน ตามรายละเอียดที่เรา กรองเอาไว้ขึ้นมา โดยในกรอบสีแดงคือข้อมูลงบที่เราดำเนินการไปก่อนหน้านี้

31

ใน รายงาน เราสามารถเปลี่ยน หัวเรื่องได้ตามที่เราต้องการ ตามหัวเรื่องที่มีใน รายงาน

32

เมื่อเราได้ หัวเรื่อง ที่เราต้องการแล้ว เราสามารถ Export Report นี้ออกมาได้ โดยกดรูปฟันเฟือนด้านขวามือ จากนั้น Export และเลือกรายการที่ต้องการ

33

เมื่อกดนามสกุลที่ต้องการได้แล้ว Browser จะดาวน์โหลดไฟล์ดังกล่าวออกมา

34

เมื่อเปิดไฟล์ที่ดาวน์โหลดออกมาก็จะเป็น รายงาน ในหัวเรื่องที่เราเลือก เอ็กซ์ปอรต์ ออกมา