1

เมื่อทำการสร้างใบแจ้งหนี้  สำหรับค่าใช้จ่าย,

ใบแจ้งหนี้ แต่ละใบจะถูกระบุข้อมูลเข้าเป็นรายบรรทัดในใบแจ้งหนี้ (Line)

กรณีที่ใบแจ้งหนี้มาในรูปแบบใบกำกับภาษี, ให้เลือกรหัสอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้อง 

2

เมื่อระบุข้อมูลใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายเข้าระบบแล้ว ให้นำใบแจ้งหนี้ชำระเงินล่วงหน้าไปใช้ในการตั้งหนี้ของใบแจ้งหนี้นั้น

3

โดยเลือกเลขที่สัญญาการยืมที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ชำระเงินล่วงหน้า

4

จากนั้นส่งใบแจ้งหนี้ไปอนุมัติทางอีเมล หากใบแจ้งหนี้ได้รับการอนุมัติแล้ว

5

รายการบัญชีต่อไปนี้จะถูกสร้างขึ้น:
เดบิต ค่าใช้จ่าย            
     เครดิต ลูกหนี้เงินยืมทดรองจ่าย  

6

ผู้มีอำนาจดำเนินการอนุมัติใบแจ้งหนี้

7

หากใบแจ้งหนี้ถูกปฏิเสธ, ให้ยกเลิกการนำไปใช้ของใบแจ้งหนี้ชำระเงินล่วงหน้า พร้อมทั้ง

8

ถ้าหากใบแจ้งหนี้ชำระเงินล่วงหน้านั้นเท่ากับใบแจ้งหนี้ที่นำมาเคลียร์ ลูกหนี้เงินยืมทดรองจ่ายนั้นจะถูกเคลียร์ด้วย

9

รันรายงาน Prepayment Remittance Advice ให้กับส่วนงาน/หน่วยงาน เพื่อแจ้งให้ทราบว่าลูกหนี้เงินยืมทดรองคงเหลือเท่าไหร่ ได้นำไปใช้กับใบแจ้งหนี้จำนวนเท่าไหร่

10

ถ้าจำนวนเงินล่วงหน้ามากกว่าจำนวนใบแจ้งหนี้ ส่วนงาน/หน่วยงานต้องทำการคืนเงินให้กับมหาวิทยาลัย โดยทางมหาวิทยาลัยจะทำการส่งรายงาน Prepayment Remittance Advice ให้กับส่วนงาน/หน่วยงาน เพื่อแจ้งให้ทราบจำนวนเงินที่ต้องคืนให้กับมหาวิทยาลัย

11

บัญชีเจ้าหนี้ สร้างเอกสารใบลดหนี้ (Debit Memo) เพื่อทำการรอการคืนเงินจากส่วนงาน/หน่วยงาน

เดบิต เจ้าหนี้ส่วนงาน/หน่วยงาน   
    เครดิต บัญชีพัก – ลูกหนี้เงินยืม     

12

เมื่อส่วนงาน/หน่วยงานทำการจ่ายเงินคืนให้กับมหาวิทยาลัย ทางบัญชีเจ้าหนี้ทำการบันทึกการคืนเงินจาก    ส่วนงาน/หน่วยงานในระบบ

เดบิต เงินฝากธนาคาร    
    เครดิต เจ้าหนี้ส่วนงาน/หน่วยงาน   

13

สร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ เพื่อล้างกับเอกสารใบแจ้งหนี้ชำระเงินล่วงหน้า
เดบิต บัญชีพัก – ลูกหนี้เงินยืม     
     เครดิต ลูกหนี้เงินยืมทดรองจ่าย    

14

หากใบแจ้งหนี้ชำระเงินล่วงหน้าน้อยกว่าจำนวนใบแจ้งหนี้ ทางการเงินทำการจ่ายเงินคืนให้กับส่วนงาน/หน่วยงาน ไปกระบวนการสร้างและการจัดการการชำระเงิน AP.P2